Responsable du secrétariat général

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Attaché
Attaché principal
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi La ou le responsable du secrétariat général pilote la préparation et le suivi des assemblées délibérantes et la gestion du service courrier, assiste le Directeur Général des Services dans la gestion de son agenda, par l’organisation, le suivi et la rédaction des relevés de décisions de réunions (Comités de Direction, Bilatérales avec les syndicats…) et encadre une équipe de 4 personnes. Missions / conditions d'exercice MISSIONS DU POSTE


Missions principales :

• Gestion et suivi des instances (Conseil Communal, Conseil d’Administration du ….) :

oCollecte auprès des services municipaux des points à inscrire à l'ordre du jour des instances (Conseils communaux, Bureaux municipaux et Conseils d’Administration du
oRecueil, relecture et mise en forme des projets de délibération du Conseil Communal et du Conseil d’Administration du et des décisions et arrêtés du Président du
oEnregistrement et suivi des projets de délibération pour le Conseil Municipal de Lille,
oPréparation, analyse et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration,
oParticipation systématique au Conseil communal
oRelecture des procès-verbaux des instances
oVeille à la régularité juridique des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
oPublication du procès-verbal et des actes,
oTransmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture,
oPréparation des convocations des élus aux instances.
oOrganisation des élections au sein du Conseil communal (Maire, adjoints, suppléants des sénatoriales)
oMise à jour du Tableau des membres du Conseil


• Encadrement des agents du secrétariat général, du service courrier et du Point info Mairie (3 agents administratifs et un coursier) :

oCoordination et gestion de l’agenda du DGS et priorisation
oOrganisation de réunions
oGestion administrative diverse en polyvalence
oSupervision de l’accueil physique et téléphonique du Secrétariat Général
oCoordination du traitement du courrier des services municipaux « arrivée » et « départ »
oCoordination et gestion de la distribution des parapheurs et courriers
oSupervision des demandes et commandes de fournitures administratives pour les services
oCoordination et gestion des demandes urgentes des services
oCoordination de la gestion du pool de véhicules


•Secrétariat du Directeur Général des Services :

oPréparation, suivi et relevés de décisions des réunions hebdomadaires du Comité de Direction
oOrganisation et suivi des réunions de cadres et du Séminaire des cadres
oSuivi et comptes rendus des bilatérales RH
oSuivi des demandes du DGS et des dossiers auprès des directions et services
oGestion du planning d'astreinte des cadres,
oGestion du tableau des congés du CODIR
oMise en forme de courriers
oDiffusion des notes de service et autres communications internes du Directeur Général des Services (avec pré-écriture de certains documents)

La ou le responsable du secrétariat général peut se voir confier par le DGS des missions spécifiques et de la préparation de dossier.

Encadrement : 1 agent catégorie B et 3 agents catégorie C


CONDITIONS DE TRAVAIL

•Temps de travail : 39h (25 jours de CA et 23 jours de RTT)
•Horaires : 8h15-12h20 / 13h30-17h30 du lundi au vendredi
•Déplacements : occasionnel
•Astreintes : non
•Permanences : non
•Contraintes et risques particuliers associés au poste : disponibilité, notamment en soirée pour les séances de Conseil Communal Profils recherchés COMPETENCES REQUISES
Savoirs :
•Bonne connaissance de l'environnement territorial,
•Bonnes connaissances juridiques
•Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, Internet, Outlook
•Connaissances réglementaires notamment relatives au Conseil Communal
Savoirs faire :
•Qualités rédactionnelles, capacités d’analyse et de synthèse
•Préparation d’un conseil communal
•Aisance avec l’outil informatique
•Management d’équipe
•Qualités rédactionnelles et relationnelles,

Savoirs être :
•Discrétion et confidentialité
•Sens de l’organisation, gestion des priorités et des délais
•Qualités relationnelles et d’écoute
•Aptitude à gérer les urgences et à anticiper
•Capacité à animer une équipe et polyvalence
•Gestion du stress
•Dynamisme, disponibilité, adaptabilité, rigueur


DIPLOMES REQUIS – EXPERIENCES REQUISES

•Titulaire de la fonction publique (catégorie A) ou contractuel diplômé d'une formation supérieure de type Bac+4 en droit public
•Expérience au sein d’un secrétariat général
•Expérience au sein de la fonction publique territoriale
•Expérience managériale