Référent planning & scolarité (h/f)

EBS est à la recherche de son nouveau talent - Référent Planning & Scolarité (H/F) pour rejoindre son équipe.

Description du poste:

Au sein de la Direction des Programmes, la/le référent planning & scolarité est responsable de l'élaboration du planning annuel des enseignements délivrés dans les programmes de l'école. Elle/Il organise également l'ensemble des sessions d'examens finaux et de rattrapages de l'école. Elle/Il a également une vision d'ensemble de la chaîne de valeur de la gestion de la scolarité (vie scolaire-examens-planification-homologations pédagogiques) et en fait évoluer les processus, en lien avec le SI, dans une recherche constante d'efficacité et de qualité accrue. Pour finir elle/il assure la gestion administrative des intervenants des programmes.

Front Office :
- Répondre aux besoins des étudiants en fonction de la nature de leur demande
- Orientation des étudiants selon les informations demandées vers les interlocuteurs dédiés
- Accueil des professeurs permanents et des intervenants occasionnels de l'équipe pédagogique de l'école
- Veille et état des lieux régulier des salles (assurer une optimisation continue des salles, vérifier leur disposition et détecter toute anomalie technique à remonter immédiatement)

Planification de la scolarité des étudiants :
- Préparation base de planification de l'année N dans Excel et dans le SI
- Création des Groupes Apprenants dans le SI
- Saisie des indisponibilités intervenants de l'équipe pédagogique de l'école
- Planification des enseignements et évènement de l'année N dans le SI
- Modifications et Ajustements Planning N dans le SI
- Modifications et Ajustements des salles attribuées en fonction du besoin
- Anticipation de la planification de l'année N+1 dans Excel et dans le SI

Examens:
- Organisation des Journées d'Examens et de Rattrapages (planification, collecte des sujets d'examens, décompte des heures de surveillance, envoi des Copies à Correction, récupération des Copies corrigées)
- Convocation des étudiants aux examens finaux et aux rattrapages
- Organisation des consultations des copies corrigées
- Archivage des Copies d'Examen
-Sécuriser la disposition des salles d'examens

Gestion des Intervenants:
- Information et orientation des intervenants
- Inscription administrative des intervenants dans le SI
- Suivi mensuel des volume horaires effectués
-Suivi du process des intervenants et de la facturation

Gestion des étudiants en situation de handicap:
- Orientation et accompagnement des étudiants en situation de handicap
- Mise en place des aménagements (tiers-temps pour les examens notamment)
- Gestion des outils et Systèmes d'information
- Assurer la mise à jour des données des apprenants et des intervenants dans le système d'information
- Collaborer avec le service informatique pour optimiser l'utilisation des outils numériques et des plateformes de scolarité

Être partie prenante de l'école :
-Coordination et coopération avec le Responsable scolarité sur les différentes tâches complémentaires
- Participation aux évènements de l'école : Portes ouvertes, Job Dating, Cérémonie de remise de diplômes.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.