Traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de documents
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels et progiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs, des contrats de travail, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Tenir à jour, enregistrer les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Contribuer à la gestion financière et budgétaire de la direction ou du service
• Contribuer à l’élaboration et au suivi des marchés publics de la direction ou du service
• Etablir les lettres et les bons de commande, préparer les virements de crédit et contrôler les factures
Accueil physique et téléphonique du public et des agents
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et prendre les rendez-vous
• Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi
• Renseigner des tableaux de suivi et produire des statistiques des activités de la direction ou du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Participer à tout projet porté par le pôle selon les besoins
Placé sous la responsabilité de la responsable des affaires scolaires au sein de la Direction de la Politique Éducative Locale, en étroite relation avec les 4 responsables de site périscolaires et directions d’école (4 groupes scolaires, 5 directrices), vous aurez en charge la partie administrative et financière.
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office)
• Fonctionnement et compétences d’une collectivité locale
• Techniques d’assistance administrative, de recherche documentaire et d’archivage
• Règles de l’expression écrite et orale
• Travail en équipe et en transversalité
• Confidentialité et discrétion irréprochables
• Rigueur et respect des calendriers
• Sens de l’écoute et de l’observation
• Esprit d’initiative et de progrès
• Autonomie
• Aptitude à communiquer
• Réactivité
• Disponibilité et adaptabilité
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