Chargée d'équipe secrétariat (h/f)

En tant que chargé d'équipe secrétariat H/F, vous intégrez la Direction Administration Générale et plus précisément le service juridique et secrétariat général. Sous l'encadrement du responsable du service, vous aurez pour missions principales :
- Assurer la planification, l'organisation, la coordination, le suivi et le contrôle de l'activité du secrétariat général et piloter la formation des agents du secrétariat général visant à la polyvalence (accueil physique et téléphonique notamment)

- Assurer et coordonner le secrétariat de l'ensemble des services.

- Assurer le lien avec le prestataire du logiciel de gestion de courrier et de gestion des assemblées, et mettre en œuvre les évolutions nécessaires.

- Assurer sous la supervision du responsable de service les tâches liées au secrétariat des assemblées, notamment :
- La gestion administrative et le suivi des contrats/conventions
- La transmission des actes au contrôle de légalité
- La gestion administrative des réunions statutaires du SILA, commissions et groupes de travail (ex : convocation, compte rendu, mise en ligne, extranet .)

- Participer en collaboration avec le responsable de service à l'élaboration, la gestion et le suivi des achats, marché et hors marché (fournitures, traiteur, courses diverses, etc.)

Votre profil :

Vous avez un diplôme de niveau BAC+2 dans le domaine du secrétariat, ou une expérience sur un poste similaire.

Une première expérience dans l'encadrement de personnel serait un plus.

Vous maîtrisez les règles d'orthographe et de syntaxe, ainsi que les logiciels WORD, EXCEL. La connaissance du logiciel de gestion du courrier (C LOGIK) constituerait un atout supplémentaire.

Vous êtes réactif, dynamique, disponible, méthodique, curieux, organisé dans votre travail et rigoureux.

Vous faites preuve d'une intégrité et d'une discrétion sans faille.

Vous appréciez la polyvalence, possédez une aptitude à travailler en équipe et savez gérer les priorités et les urgences.

Votre sens du service, votre relationnel et votre rigueur seront des atouts sur ce poste.

Vous appréciez la polyvalence et possédez une aptitude à travailler de manière transversale.

Une mission du poste vous manque mais vous avez la motivation pour vous former ? Faites-le-nous savoir, le SILA dispose d'un plan de formation ambitieux vous permettant d'y remédier.

Poste à temps complet à pourvoir courant janvier 2025, recrutement sur liste d'aptitude, par voie de mutation ou par voie de contrat à durée déterminée le cas échéant.

Rémunération statutaire + prime de fin d'année + avantages sociaux.
Veuillez adresser votre candidature avec lettre de motivation et CV détaillé à Monsieur le Président du SILA, recrutement@sila.fr, en ligne (www.sila.fr, rubrique offres d'emploi) ou 7, rue des Terrasses - B.P. N° 39 - 74962 CRAN-GEVRIER CEDEX.

Experience: Débutant accepté

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.