Executive assistant h/f

Roquette est un leader mondial des ingrédients d'origine végétale et un fournisseur majeur d'excipients pharmaceutiques.

Voulez-vous nous aider à faire la différence ?
En valorisant des ressources végétales, nous collaborons avec nos clients et partenaires pour imaginer et proposer des ingrédients permettant de mieux nourrir les personnes et de soigner les patients.
Chacun de nos ingrédients répond à des besoins spécifiques et fondamentaux. Ils contribuent à des modes de vie plus sains. Nous recherchons un(e) Executive Assistant pour nous rejoindre en CDD (5 mois minimum) dans le cadre d'un remplacement qui débutera en décembre 2024. Ce poste est basé à Lille (La Madeleine).

Missions :

Vous assurerez un soutien opérationnel et administratif de manière autonome en gérant efficacement les activités de trois membres de l'Executive Office.

Ce poste implique la coordination des agendas, la préparation de documents essentiels, ainsi que la gestion des communications internes et externes.

L'objectif est d'optimiser le fonctionnement quotidien de l'exécutif et de contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de l'entreprise.

Vous apporterez votre expérience et votre talent pour :

En collaboration avec les membres de l'Executive Office :
- Gérer des agendas complexes et dynamiques, en priorisant les réunions, anticipant les conflits potentiels, et organisant à la fois les réunions ponctuelles et récurrentes, avec un service de restauration si nécessaire.
- Apporter un soutien, planifier et organiser les réunions nécessaires à certains projets stratégiques.
- Effectuer des points de suivi réguliers sur l'activité en cours pour assurer une communication fluide.
- Planifier et organiser les déplacements fréquents, en prenant en charge tous les aspects logistiques (transport aérien, ferroviaire, terrestre, hébergement, visas).
- Gérer les notes de frais multidevises dans l'outil interne, en coordonnant les cartes restaurant avec l'administration du personnel et les abonnements presse de l'équipe exécutive.
- Enregistrer les demandes d'achats dans le système, maintenir le contact avec les fournisseurs et suivre les facturations en collaboration avec le service comptable.
- Archiver, conserver et classer les dossiers confidentiels de manière sécurisée.
- Servir d'interface pour une communication efficace, en étant le contact privilégié pour les demandes internes (disponibilité des membres de l'équipe exécutive, documents à signer) et externes (accueil des clients, invitations à des événements, gestion des fournisseurs).

En collaboration avec la Direction Communication et RH :
- Apporter un soutien à l'équipe organisatrice des événements clés de l'entreprise (événement en direct, 500+ collaborateurs ; réunion de l'équipe de direction, 200+ collaborateurs). Cette tâche inclut la planification, l'envoi des invitations, l'organisation logistique, la coordination et le suivi des facturations.
- Coordonner l'accueil et l'intégration des nouveaux membres de l'Executive Office, en s'occupant des badges, du matériel informatique et de la planification des rencontres stratégiques des premières semaines.

En collaboration avec l'Executive Coordinator :
- Agir en tant que facilitateur dans les liaisons avec les membres EO (Exec Office) / EC (Exec Committee), des collaborateurs des différentes directions et le reste de l'entreprise.
- Planifier les réunions hebdomadaires de l'Executive Office et gérer le calendrier de direction en collaboration avec le département de la Gouvernance et la Finance.
- Organiser les séminaires de L'EO / EC, en recherchant des lieux, en contactant les prestataires internes et externes, et en suivant les facturations.

Ce que nous apprécierons chez vous :

Vous faites preuve d'une facilité d'adaptation et de réactivité face aux priorités changeantes. Votre rigueur et discrétion sont essentielles pour gérer des informations sensibles.

L'autonomie est cruciale, ainsi qu'une aisance rédactionnelle et relationnelle pour interagir efficacement avec divers interlocuteurs.

Votre capacité à apprendre et comprendre rapidement le fonctionnement d'une organisation matricielle en identifiant les interlocuteurs clés vous aidera à accomplir vos missions !

Enfin, votre sens aigu de l'organisation et du détail vous permettra de gérer plusieurs tâches avec précision, tandis que votre fort sens du service et votre capacité d'écoute vous aidera à répondre aux attentes des parties prenantes en établissant un rapport de confiance.

Mais aussi :
- Formation supérieure Bac +2 ou 3 dans la filière administration/ gestion.
- Expérience significative dans un poste administratif ou de support dans un contexte international.
- Maîtrise du Pack MS Office (Outlook, Teams, SAP Ariba, OneDrive, OneNote, PowerPoint, Excel, Word).
- Niveau avancé en anglais (testé en entretien).

Ce que nous offrons :
- Des opportunités pour apprendre et se développer dans environnement entrepreneurial qui encourage l'innovation.
- Notre politique de mobilité interne.
- Les avantages tels que : RTT, Compte Epargne Temps, Intéressement.
- La possibilité de conjuguer vie pro et vie perso à travers notamment le télétravail et une flexibilité organisationnelle.

Rejoignez l'aventure sans plus attendre !

Roquette est fière d'être une entreprise mondiale où il est possible de se développer personnellement et professionnellement au travers de multiples expériences.

Nous sommes convaincus que la diversité, l'équité et l'inclusion doivent être intégrées dans tout ce que nous faisons, aussi bien dans les produits que nous fabriquons, en passant également par les relations avec nos partenaires externes, et surtout au sein de nos équipes.

Pour continuer de nous développer et pour réussir ce que nous entreprenons chaque jour, nous avons la conviction que la diversité et l'inclusion sont des leviers de transformation et de performance.

La diversité des Femmes et des Hommes qui nous accompagnent représente le monde dans lequel nous vivons, ainsi que les communautés et les clients que nous servons.

Nous recrutons avant tous des candidats passionnés par les enjeux humains de demain ! Et si c'était vous ?

Retrouvez-nous sur www.roquette.com. Pour en savoir plus sur nos engagements de Développement Durable, consultez notre page www.sustainability.roquette.com