Chef(fe) du service des affaires réservées

Le (la) chef(fe) de service des affaires réservées gère et supervise les processus relatifs à la gestion de l’accueil physique et téléphonique de l’établissement, au traitement des flux de documents entrants et sortants (courriers, courriels, échanges entre les services fonctionnels et les centres d’incendie et de secours) et des colis de l’établissement. Il (elle) assure la gestion des affaires réservées et des distinctions honorifiques. Il (elle) veille à la continuité de service et au respect de l’application des procédures relatives à la sécurisation du site de la Direction. Il (elle) assure un encadrement de proximité afin de concourir à la réalisation des objectifs assignés à son équipe. Il (elle) supervise et coordonne l'activité de ses agents.

Enjeux
- Organiser le travail de l’équipe selon les priorités définies et procéder aux ajustements de l’activité ;
- Assurer la continuité de service en termes présentiel, au titre du plan de continuité des activités du cabinet et en soutien à la gouvernance ;
- Optimiser la gestion des flux entrants et sortants de l’établissement ;
- Mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la sécurité de l’accueil physique.

Mission(s) principale(s) :
- Assurer le suivi et le contrôle de l'exécution des enveloppes budgétaires du service des affaires réservées ;
- Développer et mettre en place des outils de pilotage et d’évaluation de l’activité et de la qualité du service :

o Piloter la qualité de l’accueil au moyens d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs ;
- Organiser, en collaboration avec le (la) chef(fe) du cabinet, la gestion des affaires réservées et des dossiers associés :

o Gérer la relation avec les élus ;

o Préparer les réponses aux courriers et aux interventions (candidatures sensibles…) ;

o Chercher et recueillir des informations sur les sujets qui lui sont soumis ;

o Rédiger les mémoires des demandes de récompense ;

o Rédiger les discours des élu(es), du (de la) directeur(rice) départemental(e) et du directeur(rice) départemental(e) adjoint(e) ;
- Assister et conseiller la hiérarchie, les autorités et/ou les élus dans son domaine d'activité, notamment par la rédaction de notes ou la participation aux réunions ;
- Animer, coordonner, contrôler et évaluer l'activité de ses collaborateurs ;
- Apporter un appui technique et assister les agents de son service sur les dossiers sensibles ou complexes :

o Accompagner les agents dans la réalisation des accueils spécifiques, difficiles ou complexes ;
- Encadrer, accompagner et participer au développement des compétences de ses collaborateurs ;
- Réaliser les évaluations professionnelles des personnels placés sous son autorité.

Missions secondaires :
- Remplacer la secrétaire de direction en cas d’absence ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat des directeurs ;
- Organiser et gérer l’agenda des cadres et de l’élu ;
- Gérer les aspects logistiques, les moyens matériels et le suivi financier du périmètre de la direction ;
- Organiser les prestations de restauration lors des réunions des élus(es) et de la gouvernance.

Savoirs :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS62 ;
- Environnement institutionnel, politique, juridique, financier et organisationnel des collectivités locales ;
- Connaissances techniques, règlementaires et administratives relatives à son domaine d'activité ;
- Outils de pilotage budgétaire ;
- Techniques rédactionnelles ;
- Animation et pilotage des équipes, dynamique de groupe ;
- Connaissance des techniques et des outils de management ;
- Bureautiques et outils collaboratifs.

Savoir-faire :
- Gérer un budget ;
- Concevoir tous documents, tableaux de bord, notes ou projets ;
- Rédiger les discours en adaptant le message aux circonstances ;
- Gérer les contacts et les relations avec les élu(es) ;
- Organiser, suivre et contrôler l'activité des personnels placés sous son autorité ;
- Apporter une aide technique et méthodologique aux agents du service ;
- Identifier et assurer le suivi des dossiers sensibles ou complexes ;
- Evaluer et mobiliser les aptitudes et les compétences des personnels ;
- Evaluer les personnels placés sous son autorité ;

Qualités et aptitudes :
- Capacité à manager ;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Capacité à communiquer ;
- Capacité à gérer les priorités ;
- Capacité d'analyse ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Capacité à adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.