Secrétaire médico-social - plateforme des mineurs non accompagnés

En qualité de secrétaire médico-sociale de la plateforme des mineurs non accompagnés, vous organisez et coordonnez la transmission et la saisie des informations.

Vous assistez la directrice, les chargées de mission et vous assurez la gestion administrative du dossier enfant dans son intégralité.

Vous assurez la communication des informations en lien avec la situation de l’enfant.

Vous êtes l’interlocuteur et le lien administratif avec les différentes instances (préfecture/ immigration, forces de l’ordre, Tribunal administratif de Caen, Cours administrative d’appel de Nantes, OFII, OFPRA, CADA, SPADA, CNDA, PAF, DPJJ, GUDA, C.H.U…) et les différents partenaires (établissements d’accueil, banques, rectorat, éducation nationale…).

• Gestion administrative des dossiers de la plateforme
- Vous instruisez les dossiers et saisissez informatiquement les éléments (décisions judiciaires, placements, scolarité, PPEF, dossier d’accès au droit au séjour…) ;
- Vous gérez administrativement le dossier enfant et en contrôler la conformité ;
- Vous gérez administrativement les documents relatifs aux assistants familiaux en lien avec le projet de l’enfant (demande de remboursement…) ;
- Vous contrôlez et saisissez les éléments variables de la paie des assistants familiaux/Tiers Bénévoles ;
- Vous instruisez les demandes d’ouverture de comptes bancaires et en êtes référente auprès des partenaires ;
- Vous assurez la transmission des factures de frais de scolarité ;
- Vous calculez, saisissez et contrôlez les aides financières attachées au suivi des enfants (TDC, allocations mensuelles des jeunes majeurs, récompenses scolaires, …) ;
- Vous numérisez les pièces administratives des dossiers dans la GED ;
- Vous établissez divers documents et adaptés à la situation administrative du mineur ou jeune majeur (attestations de prise en charge, arrêtés d’admission, autorisations de sortie/territoire, attestation scolaire, attestations spécifiques pour le droit au séjour…) nécessaires à la prise en charge d’un mineur non accompagné ou jeune majeur ;
- Vous participez aux réunions hebdomadaires et trimestrielles avec les différents partenaires ;
- Vous réalisez des statistiques à la demande du directeur ;
- Vous accueillez et formez les nouveaux professionnels ;

• Secrétariat
- Vous écoutez, analysez et évaluez les demandes pour orienter et/ou apporter une première réponse médico-sociale et une aide administrative adaptée au profil des mineurs non accompagnés, ainsi qu’aux aux différentes instances et partenaires ;
- Vous gérez l’agenda du directeur (prise de rendez-vous, organisation et logistique des réunions) ;
- Vous assurez une permanence téléphonique et physique pour les prétendants mineurs en demande d’une mise à l’abri ;
- Vous suivez et actualisez certains outils de gestion (tableaux indicateurs de la plateforme MNA ; tableau des échéances mesures…) ;

Missions complémentaires :

Vous effectuez la suppléance, à titre exceptionnel et ce en cas d’absence d’une chargée de mission, en gérant les commandes des tickets services, la réception et transmission papier d’identité/signature et la restitution des documents, l’accueil des jeunes transférés par la cellule nationale, la rédaction des avenants APJM.

En cas de nécessité de service (remplacement temps partiel, absences et/ ou surcroît d’activité), vous accomplissez les missions complémentaires suivantes :

• Gestion administrative des dossiers santé
- Vous instruisez les demandes d’ouverture des droits à l’AME dans le cadre de la mise à l’abri d’un prétendant mineur non accompagné ;
- Vous instruisez les demandes d’ouverture des droits de la CSS lorsque le jeune est reconnu mineur (statut OPP) ;
- Vous gérez administrativement le dossier santé des MNA et en contrôler la conformité ;
- Vous gérez administrativement les documents relatifs aux soins (demande de remboursement…) ;
- Vous assurez la transmission des factures de frais santé ;
- Vous établissez les autorisations de soins ;
- Vous numérisez les pièces administratives relevant du soin des dossiers dans la GED ;
- Vous gérez et assurez le suivi des demandes de bourse à la vie autonome en lien avec la directrice ;
- Vous gérez et assurez le suivi des demandes de prises en charge exceptionnelle pour les soins en lien avec la directrice ;
- Traitement du courrier relevant du domaine du soin (tri/enregistrement/transmission) ;
- Vous participez aux réunions hebdomadaires et trimestrielles avec les différents partenaires ;
- Vous accueillez et formez les nouveaux professionnels ;
- Traitement du courrier de la plateforme (tri/enregistrement/transmission) ;

• Secrétariat
- Vous écoutez, analysez et évaluez les demandes pour orienter et/ou apporter une première réponse médico-sociale et une aide administrative adaptée au profil des mineurs non accompagnés, ainsi qu’aux aux différentes instances et partenaires ;
- Vous assurez une permanence téléphonique et physique pour les prétendants mineurs en demande d’une mise à l’abri ;
- Vous saisissez les courriers, les notes, les rapports pour la direction, les comptes rendus des réunions ;
- Vous suivez les demandes de bourse à la vie autonome en lien avec la directrice ;
- Vous établissez les demandes de casiers judiciaires (B2) et extrait de FIJAIS, et en assurez le suivi ;

• Capacité à prendre de la distance professionnelle face aux situations des jeunes rencontrées ;

• Aptitude dans le domaine de l’expression écrite ; Capacité d'écoute ;

• Capacité à identifier et à gérer la demande et son degré d’urgence;

• Maitrise de l’outil informatique ;

• Capacité de recueil et de traitement de l’information ;

• Connaissance des logiciels liés au domaine d’activité ;

• Connaissance du dispositif de l’aide sociale à l’enfance du Département ;

• Connaissance du Code de l'action sociale et des familles ;

• Connaissances juridiques et plus particulièrement le droit au séjour et à l’asile

• Bac +2 : secrétariat avec une connaissance juridique du droit d’accès au séjour.

Date limite de dépôt des candidatures : le 12 février 2025

Date prévisionnelle de jury : le 28 février 2025 matin