Assistant de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative TBI + régime indemnitaire + participation employeur prévoyance et santé Descriptif de l'emploi La commune d'ARVERT, 3800 habitants, compte 28 agents. Sous l'autorité de
la DGS, le/la assistant(e) de gestion administrative devra assumer les missions d'activités administratives et de secrétariat. Missions / conditions d'exercice 1.Assistante administrative des services techniques communaux
–assister le responsable des services dans l'élaboration des documents de travail dans le cadre des consultations d'entreprises
–alimenter les informations sur le logiciel de gestion HOP pour établissement de plannings d'intervention en collaboration avec le responsable des services techniques et de bilans d'intervention et de rapports annuels
–suivre les différentes demandes en cours (demandes de devis) pour relancer les entreprises
–rédaction des projets d'arrêtés de circulation temporaire – communication des arrêtés signés aux différentes instances
–réponses aux déclarations d'intention de commencement de travaux

2.Assistante administrative du service urbanisme
–assurer l'envoi des documents aux notaires en collaboration avec la responsable du service et la police municipale : alignements, certificats de numérotage, courriers types...
–suivi de la base d'adresse nationale : compléter cette dernière suite à la délivrance des certificats de numérotage
–utilisation du logiciel professionnel pour le chargement des dossiers dématérialisés des autorisations des droits du sol
– réception et saisie informatique des dossiers arrivant en format papier
–traitement des demandes de certificats d’urbanisme (CU) : Réception, enregistrement et traitement des demandes - Transmission des certificats aux notaires
–classement archivage

3.intervention service administratif
–accueil physique de la mairie en l'absence de l'agent en poste
identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
gérer un planning de réservation (salles…)
orienter vers les services et personnes compétents
renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
aider à rédiger des documents administratifs
–accueil téléphonique
–enregistrement du courrier
–suivi des sinistres assurance en collaboration avec la DGS
–suivi du dossier RGPD en collaboration avec la responsable des services à la population Profils recherchés Formation bac+2 en secrétariat ou expérience équivalente : maîtrise des techniques de secrétariat (suite bureautique...)

Savoirs sociaux professionnels
–rigueur et méthode dans le travail
–connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
–sens du travail en équipe

Savoir être
Avoir l’esprit d’équipe
Avoir un bon relationnel