Référent gestion de charges f/h

Description du poste

Rejoignez Nové Gestion comme Référent Gestion de Charges F/H (CDI)

Vous rejoignez notre service Gestion des Comptes composé d'une équipe de 6 collaborateurs.

En tant que Référent Gestion de Charges, vous serez l’appui opérationnel de la Responsable de la Gestion des Comptes sur tous les sujets liés aux Charges locatives. Votre rôle consistera à piloter, organiser et garantir la bonne gestion des charges afin d’assurer la satisfaction des ressortissants et le bon fonctionnement de l'activité.

Vos principales missions :

Management transverse :

* Assurer l'organisation de l'activité charges locatives, en lien avec la Responsable de la Gestion des Comptes.
* Former les collaborateurs du pôle et accompagner l'expertise métier en garantissant l'uniformisation des pratiques
* Construire, suivre et analyser les indicateurs de performance pour garantir l’avancement et le respect des délais et une information fiable aux ressortissants
* Assurer le lien avec les autres services internes qui interragissent avec cette activité
* Participer à des projets transverses
* Contribuer activement aux améliorations du logiciel métier (IKOS), en étant force de proposition sur l'amélioration des pratiques et procédures existantes

Gestion de la régularisation des charges :

* Assurer la fiabilité et l'actualisation des outils à disposition des équipes
* Contrôler et garantir la conformité des procédures et des réglementations en vigueur
* Valider les révisions de provisions
* Validation spécifique des groupes en chauffage collectif, compteurs, en enceintes militaires.
* Validation spécifique des groupes occupés par les gendarmes (calcul de charges spécifique)
* Participer à des contrôles de charges en présence des clients
* Participer à la mise à jour annuelle du Plan Stratégique de réduction des charges locatives
* Travailler en lien avec les équipes basées en agences sur le sujet charges / provisions

Suivi des contrats et facturation :

* Travailler en coordination et en amont du renouvellement des contrats avec la direction du patrimoine
* Valider la saisie dans le logiciel métier (IKOS)
* Contrôler la gestion des avenants et des factures associées via les échéances
* Calculer et rendre compte de l’impact d’un contrat / avenant sur les charges locatives
* Accompagner et sensibiliser les agences sur la récupérabilité des travaux engagés et organiser le contrôle des enregistrements.

Création de patrimoine :

* Piloter la création de patrimoine en tenant compte des spécificités des ensembles immobiliers
* Apporter une expertise sur toutes les difficultés pouvant survenir en cours de création : grille de loyers, application du règlement de copropriété, etc.
* Contrôler et sécuriser ce process de création de patrimoine jusqu’à la livraison dudit patrimoine
* Piloter le conventionnement et suivre les rejets en lien avec le service impayés
* Valider la saisie des avenants aux contrats d’entretien et concessionnaires au moment de la livraison du patrimoine

Relation aux ressortissants:

* Garantir les réponses aux sollicitations des locataires inhérentes à la gestion des charges
* Proposer et adapter des courriers types à destination des personnels des agences.
* Piloter la recherche de réponses et de solutions aux sollicitations clients en lien avec les agences

Engagements communs à l’ensemble des collaborateurs :

* Travailler en transversalité avec les autres services
* Respecter la confidentialité des informations tant en interne qu’en externe.