Responsable du service de scolarité de la formation initiale et continue f/h

Employeur

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk


Mission

L'UFR Sciences est une composante multi-sites. Les services scolarités organisent les activités liées au cursus des étudiants et gèrent le cursus des étudiants de leur candidature à l’inscription jusqu’à la délivrance de leur diplôme.

Mission

* Le responsable de la scolarité du site Saint-Charles a en charge :
* l'animation et l'encadrement des trois bureaux composant son service
* l'ensemble des opérations de gestion administrative et pédagogique liée à la scolarité des étudiants pour tous les niveaux de diplômes de la licence au master qu’ils soient dispensés en présentiel ou à distance.
* le suivi des applications de gestion des étudiants des enseignements (APOGEE, ADE, E-CANDIDAT, AMUSTAGE, ERIS, ) ou de conventions à caractère pédagogique.
* la communication interne et externe : accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants en assurant le lien
* la préparation et le suivi l’exécution du budget de l’EADS en étroite relation avec la Direction de site Saint-Charles.

Le poste consiste à animer, organiser et accompagner une équipe de 23 agents, incluant l’encadrement direct de 3 chefs de bureau et la supervision des gestionnaires de scolarité dans l’ensemble des opérations liées à la scolarité. Il implique également de représenter la scolarité lors des Commissions Pédagogiques et de participer à l’organisation des actions collectives en lien avec la pédagogie. Parmi les responsabilités, on trouve le suivi comptable des inscriptions administratives, l’élaboration et la structuration des calendriers d’examens, ainsi que la garantie du bon déroulement des épreuves et des délibérations des jurys de Masters et de l’enseignement à distance.

Le responsable doit former et assister les utilisateurs du système Apogée, diffuser les procédures relatives à la scolarité en s’assurant de leur application, et répondre aux enquêtes. Il participe à des groupes de travail et réunions liés à la scolarité, tout en contribuant aux actions de communication de l’UFR, notamment par la gestion du site web du service. Enfin, il joue un rôle clé dans la structuration des calendriers d'examens et veille au bon déroulement des différentes étapes du processus.


Profil

Compétences, Connaissances et Savoirs:

Connaissance du système éducatif français, de l'enseignement supérieur et des enseignements dans le cadre du LMD, de la structure et du fonctionnement de l'Université et de ses composantes, de l'offre de formation de l'établissement et plus particulièrement celle de l'UFR Sciences, de la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement... et de la réglementation en vigueur en matière de scolarité.

Savoir-faire:

* Maitriser les logiciels métiers : Apogée, ADE, AMUSTAGE, PRERI, et autres supports de recrutement en ligne (e-candidat, Parcours sup, mon master)
* Connaissance des logiciels de bureautique courants : Word, Excel
* Notions de gestion publique (suivi de ligne budgétaire spécifique)

Savoir-être:

Le rôle consiste à piloter les actions du service en cohérence avec le projet d’établissement et celui de la composante. Il requiert des compétences en management, notamment la capacité à diriger une équipe, à gérer des personnalités difficiles et à résoudre des situations conflictuelles. Il est également essentiel de savoir organiser et planifier ses activités de manière efficace. Ce poste demande autonomie, adaptabilité et capacité à prendre des initiatives pour répondre aux exigences du service.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficierez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

* Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné
* Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
* Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
* Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
* La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
* La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
* Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social



Responsable du service de scolarité de la formation initiale et continue F/H


Structure

Composantes - SCIENCES


Localisation

Marseille


Campus

CENTRE (ST CHARLES / CANEBIERE…)


Type d'Offre

Externe


Statut

CDD


Catégorie Fonction Publique

A


Corps du poste

IGE


Spécialité

BAP J - Gestion et Pilotage


Emploi-Type

REFJ2C46 - Chargé-e gestion administrative / aide pilotage opérationnel


Domaine Professionnel

Soutien à l'enseignement


Niveau d'Etudes

BAC +3 Licence


Niveau d'Expérience

Expérimenté


Télétravail

OUI


Date de publication de l'offre

Jeudi 30 janvier 2025


Prise de poste

Dès que possible


Durée du Contrat

12 mois
#J-18808-Ljbffr