Assistant·e de gestion

Nous recherchons notre nouveau/nouvelle Assistant·e de gestion dans l'équipe Fonctions support :)

Ce poste comprend :

A.Des missions d'office management

* Accueil physique et téléphonique (standard)
* Gestion de la boite mail contact-info / concours
* Gestion des courriers et envoi des documents administratifs
* Gestion des commandes de fournitures et consommables éco-responsables
* Assurer la relation aux prestataires, fournisseurs, coursiers
* Gestion des locaux et de leur bonne tenue, gestion des quittances de loyer, suivi ménage, interface locataires, copropriétaires, gestion des clés
* Gestion des assurances et sinistres – en lien avec la Direction
* Assurer la réservation des déplacements (billets trains / hôtel…)
* Assurer le rangement et les stocks matériels de l’équipe
* Être la personne référente du système d’information et de gestion (informatique, téléphonie)
* Participation à l’organisation des évènements internes (séminaire/réunion d'équipe/moments conviviaux/formations) et externes

B. Des missions pour participer au développement commercial de l'entreprise

* Assurer une veille des candidatures publiques
* Prise en charge administrative des appels d’offres et concours en marchés publics et privés : organisation des documents et constitution des dossiers administratifs (pièces marchés, références, CV équipe, etc.) et soutien logistique
* Soutien à l'élaboration des candidatures et devis (fond et forme)
* Mise à jour et mise en forme des fiches références et CV de l’équipe
* Participation à la mise à jour des procédures nécessaire au fonctionnement du service
* Assurer la relecture des rapports et rendus de l’équipe (selon les besoins)
* Mise à jour de la base de données clients (CRM, excel)
* Envoie des cartes de vœux

Des déplacements sur l'agence de Paris Montparnasse sont à prévoir une fois par semaine.