Mission de l’emploi
Le(la) responsable administratif est en charge de la gestion, la coordination et du bon fonctionnement des processus administratifs et financiers.
Activités significatives
Encadrement hiérarchique et organisation du service administration générale :
* Management général du pôle administratif (répartition des tâches, entretiens annuels d’évaluation, participation au recrutement…)
* Organisation de l’activité administrative, comptable et financière selon les processus en vigueur
* Support à la direction générale et contact de la maison-mère pour les sujets administratifs et financiers
Gestion administrative :
* Préparation et transmission des éléments comptables et administratifs à notre cabinet externe et au siège de la société
* Gestion de la flotte de véhicules de société et des contrats de location
* Gestion des cartes et des relevés bancaires des cartes professionnelles
* Gestion des contrats de prestataires (téléphonie, nettoyage…)
Facturation :
En collaboration avec la maison-mère,
* Facturation inter-entreprise et clients des pôles
* Envois d’offres pour la refacturation des frais de projets internes
* Création de comptes Clients dans SAP
* Suivi de facturation / Edition de relances dans SAP
* Editions de listings pour les réunions bimensuelles
* Supervision de la comptabilité clients et fournisseurs (analyse et suivi des impayés et des paiements)
Comptabilité /Finance :
En collaboration avec la maison-mère,
* Analyse et suivi des frais généraux de l’entreprise ;
* Suivi de la comptabilité analytique de l’entreprise
* Participation à la préparation des situations comptables et clôtures de comptes, à l’établissement des états financiers, aux déclarations fiscales
* Reporting des sujets comptables et contrôle de gestion
* Reporting et l’analyse des indicateurs financiers de l’entreprise ;
* Supervision de l’information financière et communication aux partenaires internes et externes
* Participation à la définition des budgets annuels.
* Suivi et gestion des besoins de trésorerie de l’entreprise
Support informatique :
* Responsabilité des équipements informatiques et fournitures de bureaux
* Référente SAP
Relations de travail
Positionnement hiérarchique :
Le(la) responsable administratif travaille sous l’autorité de la Direction Générale.
Relations fonctionnelles :
Le(la) responsable administratif travaille en collaboration avec d’autres services et entités du Groupe :
* Département comptabilité et finance du siège pour effectuer la gestion comptable et financière de l’activité de la filiale
* Responsable RH pour informer de l’avancement des sujets administratifs liés au personnel
* Pôle avant-vente et commercial et pôle Service client pour assurer la bonne facturation de nos clients
Responsabilités et latitudes d’action
Vérification du traitement et du règlement des factures entrantes et sortantes de la société en cohérence avec la trésorerie.
Garantie du respect des processus internes et des obligations réglementaires de la société.
Contrôle de la bonne tenue administrative, comptable et financière de la société en collaboration avec notre cabinet et les services de notre maison-mère.
Connaissances professionnelles et compétences nécessaires au poste
-Formation initiale :
Niveau de connaissance minimum équivalent à une formation de type bac +3 (Licence professionnelle ou DCG (Diplôme Comptabilité, Gestion), licence CCA (Comptabilité, Contrôle, Gestion)
Niveau de formation de type bac +5 DSCG ou Master CCA
- Compétences techniques :
- Maîtrise du Pack Office (en particulier Excel)
-Logiciel SAP
- Connaissance de la langue anglaise indispensable (et allemande serait un plus) du fait des échanges quotidiens avec la maison-mère basée en Autriche.
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