Assistante médico-administrative (h/f) - rrl

Missions générales

Description des missions et activités du poste :

- Dactylographie des courriers administratifs ;

- Etablir des comptes rendus de réunions ;

- Assurer le suivi des demandes d’admissions en collaboration avec la Conseillère ESF :

o Envoi des dossiers de demandes d’admission

o Inscription des demandes d’admission sur liste d’attente

o Traitement des réponses aux différentes demandes relatives à la liste d’attente

o Transmission des demandes d’admission au Médecin Coordonnateur de la Résidence, pour avis

o Mise à jour annuelle de la liste d’attente selon la procédure en vigueur

o Mise à jour des données « via Trajectoire »

o Classement et archivage des dossiers et courriers.

- Organisation, correction et classement des données, des informations des documents de diverse nature (comptes rendus) ;

- Gestion administrative des mouvements des résidents : tenue journalière des effectifs ;

- Gestion des dossiers administratifs des résidents (Classement des documents officiels et saisie dans CARIATIDES) ;

- Archivage des dossiers des résidents ;

- Veille administrative des documents officiels (Responsabilité civile, mutuelle/CSS, dossiers MDPH, …) ;

- Gestion du « listing global des résidents » ;

- Suivi des appels téléphoniques, des visites et du courrier des résidents;

- Gestion de la traçabilité de l’envoi des avenants aux contrats de séjour des résidents à leurs représentants légaux,

- Se saisir des demandes confiées par l’équipe d’encadrement (Saisies de tableaux de traçabilité, de synthèses, de courriers…).

Missions transversales et ponctuelles :

- Référente CARIATIDES ;

- Référente « ARCHIVAGE » informatique et papier ;

- Saisie sur l’agenda commun des visites des familles ;

- Remplacement de la secrétaire administrative lors de l’absence de celle-ci et assurer la continuité de service au sein du pôle en cas d’absence des secrétaires/ AMA du CMMF.