Responsable de l'unité état civil - mairies de quartier - élections (h/f)

• Direction Proximité et prévention

• Service Démarches aux usagers – services à la population

• Agent placé sous la responsabilité du responsable du service Démarches aux usagers – services à la population

Contraintes et difficultés :

• Disponibilité exigée lors des périodes électorales (notamment les samedis et dimanches de scrutins),

• Gestion de situations difficiles avec les usagers

Relations fonctionnelles :

• En interne avec :

 Les autres services et directions de la collectivité.

• En externe avec :

 Les juridictions de l’ordre judiciaire,

 Les services ministériels et représentants de l’Etat (Procureur de la République, Insee, Préfectures de Vendée et de la Sarthe, France Titres….)

 Le CHD,

 La PMI du Département,

 La police nationale,

 Les autres mairies du territoire et du département.

• Piloter, encadrer et coordonner l’ensemble des missions relatives à l’Etat civil, aux demandes de titres d’identité et autres démarches administratives ;

• Piloter, encadrer et coordonner la préparation et le déroulement des scrutins électoraux

• Organiser l’activité de l’unité et contribuer à la qualité de service ;

• Effectuer la veille réglementaire en matière d’Etat civil et de formalités administratives ;

• Encadrer l’équipe de l’unité Etat-Civil / Mairies de quartier / Elections

Principales responsabilités :

• Encadrer et organiser l’équipe

• Suivre les dossiers d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, livrets de famille, mentions, demandes via Comedec) et les dossiers de carte d’identité / passeports ;

• Etre polyvalent sur l’ensemble des postes de l’unité ;

• Lancer les consultations nécessaires à la délivrance de prestations et/ou de fournitures propres à l’unité dans le respect des règles de la commande publique

• Assurer les missions d’accueil du public sur des dossiers spécifiques (auditions préalables à mariages…) ;

• Savoirs :

 Connaissance de la réglementation en matière de droit civil et droit électoral,

 Connaissance des règles de la commande publique

 Notions de gestion budgétaire (contribution à l’élaboration et au suivi du budget du service),

 Maîtrise des logiciels d’Etat civil, d’inscription électorale, de traitement des CNI, de télétransmission des passeports, de recensement militaire, Comedec, Synbird, Civil finances

 Maitrise du pack office (word, excel powerpoint),

 Savoir manager une équipe,

 Avoir une solide expérience de l’accueil du public,

 Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi,

 Qualités rédactionnelles et organisationnelles

• Savoirs être :

 Savoir faire preuve de souplesse, de disponibilité et de réactivité

 Savoir hiérarchiser ses missions

 Savoir faire preuve de qualités relationnelles, d’écoute, de discrétion et de rigueur

 Savoir travailler en équipe (conduite, animation et motivation d’équipe)

 Respecter le devoir de confidentialité.