Management assistant

Finalité de l’emploi

* Planifier, coordonner et contrôler les services RH, administratifs et généraux
* Coordinateur/personne de contact entre l’équipe locale, le CM, le siège Barco NV et les entreprises extérieures à l’entreprise, assiste toutes les parties en résolvant et en vérifiant tous les types de questions/d’enjeux/de problèmes ponctuels divers, des plus importants aux moins importants

Description des activités significatives

* Gérer des échéanciers et des délais
* Gestion du Personnel : paie, notes de frais, congés, arrêt maladie, carburant, formation, contrats de travail… intégration/départ de collaborateurs point de contact avec l’équipe pour ces sujets
* Gestion Comptabilité fournisseurs : ouverture de compte, vérification, enregistrement et règlement de la facture… en étant attentif aux contraintes budgétaires
* Gestion du parc de véhicules de fonction
* Diverses tâches administratives : acheter des fournitures, traiter le courrier, archivage, répondre au téléphone
* Responsable des locaux Barco NTR : accueil, entretien, sécurité (APAVE, Eurofeu…), maintenance (clim)
* Assurer une circulation fluide et adéquate de l’information au sein de l’entreprise
* Organiser, améliorer et entretenir des procédures administratives
* Déployer localement les procédures & directives du siège
* S’assurer que les opérations respectent les politiques et les réglementations

Relations de travail

* Country Manager: en liaison directe avec le CM
* Équipe locale: interlocuteur principal pour l’équipe locale et communication vers l’équipe locale sur tous les sujets administratifs
* Équipe RH du siège central: interlocuteur principal sur les sujets touchant aux RH
* Équipe Finances du siège central: interlocuteur principal sur les sujets financiers
* Fournisseurs: liés au bureau de Nanterre, liés aux RH (URSSAF, ACMS…), société de leasing, organismes
* GT: interlocuteur principal sur les sujets liés aux RH

Connaissances professionnelles spécifiques

* Bac+2/+3 en gestion des administrations ou équivalent

Expérience

* Expérience avérée (≈ 10 ans) comme manager administratif
* Expérience avérée (≈ 10 ans) en comptabilité et RH

Compétences

* Anglais courant (B2/C1)
* Profil polyvalent avec une bonne connaissance des sujets RH (congé, éléments fiche de paie…)
* Bonne connaissance des mécanismes de la comptabilité fournisseurs
* Connaissance des procédures de gestion de bureau, des politiques propres au département et des règles juridiques
* Utilisateur confirmé de MS Office
* Esprit analytique apte à résoudre les problèmes
* Capable de traiter des données et des sujets confidentiels (RH, Fournisseurs…)
* Excellentes capacités organisationnelles et multitâches
* Avoir des aptitudes relationnelles et l’esprit d’équipe
* Savoir négocier

Conditions

* Statut cadre, 24h par semaine
* Mutuelle Santé & Prévoyance
* Téléphone portable professionnel
* Ordinateur portable professionnel
* Chèque cadeaux (140€), chèque culture (100€)
* Prime exceptionnelle au titre des œuvres sociales (130€)
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