Officier d'etat civil h/f

Intitulé de la fonction : Assistant(e) Administratif(ve) chargé(e) d’accueil. Officier d’état civil H/F

Catégorie / Grade : Adjoint Administratif Territorial

DGA / Direction / Service de rattachement : Direction des Affaires Civiles, Juridiques et Funéraires / Service Population et Citoyenneté – Secteur ETAT CIVIL

Nom et fonction du Supérieur hiérarchique direct : Responsable de Secteur

1) Mission principale et responsabilités

Assure l'accueil physique et téléphonique du public

Instruit et constitue les actes d’État Civil

Assure la tenue administrative des registres

Assiste les Élus pour la célébration des mariages et des parrainages républicains

Signature des actes et des registres

2) Activités principales

ACCUEIL

Délivrance des actes ou extraits d'actes d'Etat Civil

Réception des déclarations de naissances, décès, reconnaissances, changements de nom et établissement des

actes

Réception des demandes de changement de prénom et demandes de rectification

Réception des dossiers de PACS et de dissolution de PACS, mariage et parrainage républicain

Réception des demandes de livret de famille

Traitement et délivrance des livrets de famille

Établissement des certificats de vie et attestations de célibat

GESTION ADMINISTRATIVE

Tenue du standard téléphonique du secteur

Établissement des actes de transcriptions de décès

Apposition des mentions marginales sur informatique et sur registres

Assurer la tenue administrative des registres

Préparation des mariages et validation

Classement et archivage

Traitement des demandes d’actes par COMEDEC, par courrier et des demandes Internet

Activités spécifiques ou de polyvalence

Assiste l’élu lors de la célébration des mariages et parrainages républicains

3) Technicité du poste et Compétences exigées

Devoir de discrétion

Maîtrise de l’outil informatique indispensable

Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'Etat Civil

Apprécier la demande au regard de différents documents

Apprécier le caractère de nuisance potentiel dans le choix d'un prénom et alerter les parents

Expliquer l'indivisibilité de la filiation

Expliquer l'acte et ses conséquences

Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil

Conserver son calme dans les situations de stress

Apprécier la recevabilité les actes d'Etat Civil d'autres pays

Contrôler le droit à l'acte des mandants

Connaître les règles communes à la rédaction des actes

Sens de l'organisation, de l'autonomie et de la rigueur

Esprit d’équipe

Sens du Service Public et de la relation aux administrés

4) Conditions d'exercice

Diplôme requis : Bac minimum

Cycle de travail : 08h30-12h00 / 13h30-17h30

Contraintes et difficultés liées au poste : Permanences mariages le Samedi

5) Système relationnel

Interne : D.A.C.J.F, Service Population et Citoyenneté, Cabinet du Maire, secrétariat des Élus, service Funéraire

Externe : Administrés, Pompes Funèbres, T.G.I d'Aix-en-Provence, notaires, avocats