Responsable du pôle appui administratif et budgétaire h/f

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'attractivité et du développement des territoires, le ou la responsable du pôle appui administratif et budgétaire assure le suivi administratif, juridique et financier des dossiers de la direction. Il/elle participe à l'élaboration du budget et assure le suivi de sa gestion et de son exécution. Dans ce cadre, il/elle accompagne la directrice dans la mise en oeuvre des politiques et dispositifs portés par la direction, et apporte des arguments d'aide à la décision. Il/elle pilote et encadre les agents du pôle. Contribution à la définition et à la promotion des orientations stratégiques des politiques de la direction au sein du pôle
- Recenser tous les éléments juridiques, budgétaires, réglementaires, administratifs utiles à la définition des politiques : bilan des politiques antérieures, réglementation, problématiques à prendre en compte, etc.
- Organiser la collecte des données
- Participer à l'élaboration des scénarii prospectifs
- Produire des notes à destination de la direction générale et des élus
- Assurer une veille juridique et réglementaire relative à son domaine d'activité

Pilotage, coordination et contrôle de l'exécution des activités du pôle
- Coordonner et superviser l'élaboration et la mise en oeuvre du budget de la direction selon les orientations financières et stratégiques définies et apporter une expertise en matière de préparation et d'exécution du budget
- Piloter et coordonner le suivi administratif et financier du pôle (gestion des conventions et contrats, des enveloppes budgétaires)
- Coordonner et contrôler la préparation des rapports et délibérations soumis à l'Assemblée départementale et à la Commission permanente en lien avec les deux autres pôles, rédiger les délibérations et les intégrer dans le logiciel des délibérations
- Préparer les synthèses des rapports pour les élus départementaux
- Assurer la notification des décisions (mise sous parapheur des courriers, arrêtés ou conventions de subvention)
- Contrôler et signer les certificats de paiement et les avis de versement
- Accompagner les chargés de mission dans l'instruction ou le suivi de dossiers complexes
- Organiser la mise en place des processus de suivi et d'évaluation des actions du pôle, en lien avec les autres Pôles de la direction

Gestion des ressources humaines, organisation du fonctionnement du pôle
- Planifier, répartir les activités du pôle et assurer la coordination avec les deux autres pôles
- Superviser et organiser l'activité des agents placés sous son autorité selon les objectifs définis
- Garantir la transversalité entre les agents sous son autorité
- Animer et mobiliser les équipes en fonction des besoins et des objectifs
- Communiquer et diffuser les objectifs de la direction et du pôle aux agents placés sous son autorité
- Organiser la circulation de l'information au sein du pôle et avec les autres pôles ou services
- Conduire les entretiens professionnels et procéder à l'évaluation annuelle des agents placés directement sous son autorité
- Proposer les avancements et promotions en garantissant la cohérence interne à la direction et avec les ressources humaines de la collectivité
- Définir les besoins en recrutement des agents au sein du pôle, en lien avec la direction
- Procéder aux recrutements des agents du pôle, en lien avec la direction et en conformité avec les procédures internes
- Analyser les besoins d'évolution des compétences et accompagner l'ensemble de l'équipe du pôle dans le développement de compétences
- Formaliser les besoins en formation des agents et contribuer à l'élaboration du plan de formation
- Entretenir la cohésion d'équipe et un bon climat de travail
- Anticiper et réguler les situations difficiles et conflits
- Soutenir les membres du pôle lors de situations difficiles
- Informer en interne et garantir l'application des consignes d'hygiène, de santé et de sécurité et des règles en vigueur
- Prendre les mesures nécessaires en cas de dysfonctionnements ou de comportements inadaptés au sein du pôle
- Assurer une circulation d'information optimale, tant descendante que montante et transversale (réunions, notes)
- Assurer la cohérence de fonctionnement et l'harmonisation des pratiques et méthodes (archivage - arborescence informatique - process - procédures, etc.)

Référent financier de la Direction
- Assurer en étroite relation avec la direction des finances et de la commande publique (DFCP) une mission d'interface et d'assistance auprès des gestionnaires du pôle dans l'application des procédures comptables et financières et la diffusion d'informations
- Participer aux réunions et groupes de travail du réseau des référents financiers et participer aux sessions de formations organisées par la DFCP
- Préparer les virements de crédits, les créations d'enveloppe et de nature analytique, gérer les reports, émettre les titres de recettes, etc
- Suivi de conventions financières

Référent marchés publics et achats de la Direction
- Identifier les besoins en lien avec les deux autres pôles de la direction (recensement), définir les procédures, aider dans l'élaboration et le suivi des pièces marchés, intégrer les pièces dans le logiciel i-parapheur