Assistant(e) de cabinet du maire h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Placée sous la responsabilité directe de Monsieur le Maire, vous assurez les missions suivantes : Missions / conditions d'exercice -Accueil téléphonique et physique : renseigner le public, identifier ses attentes et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
-Gestion des agendas du Maire, du Directeur de cabinet et des élus : planifier, organiser et préparer les rendez-vous à l'aide de fonds de dossier.
-Suivi des rendez-vous avec les administrés : enregistrement, transmission et suivi du traitement des requêtes déposées.
-Réception, traitement et transmission des courriels reçus sur les adresses génériques de contact de la mairie et du cabinet.
-Rédaction de courriers, compte rendus de réunion et notes synthétiques d'informations.
-Contribution à la gestion comptable : édition de bons de commande et suivi de la facturation.
-Organisation des circuits de coordination, de décision et de validation.

Suivi du protocole et des manifestations

-Centralisation, traitement et partage des informations sur les manifestations organisées par les services et associations de la ville.
-Organisation et participation des commémorations officielles et autres manifestations, en partenariat avec la Direction Manifestations : coordination des services et prestataires concernés, suivi de la diffusion de l'information et de l'envoi des invitations.
-Mise à jour des fichiers protocolaires et création de fichiers ciblés pour l'envoi des invitations officielles
-Organisation des Noces célébrées par Monsieur le Maire Profils recherchés Maîtrise de l'orthographe et qualités rédactionnelles attendues.
Maîtrise de l'outil informatique (word, excel, powerpoint, outlook).
Connaissance attendue du fonctionnement des collectivités territoriales et de l'environnement territorial.
Qualité d'élocution et de présentation.
Permis B utile.

LES SPECIFICITES DU POSTE :
Respect des obligations, de discrétion et de confidentialité.
Qualités relationnelles confirmées.
Rigueur et organisation.
Dynamisme et esprit d'équipe.
Réactivité et adaptabilité.
Gestion du temps et des urgences.
Autonomie.
Grande disponibilité en soirée et week-ends.