La secrétaire administrative affectée au secrétariat de la présidence assure les fonctions d'accueil et d'assistance pour le/la présidence du tribunal judiciaire. Ces fonctions comprennent le traitement des ordonnances sur requête qui relèvent de la compétence de la présidence, le traitement des mémoires d'aide juridictionnelle des auxiliaires de justice (hors avocats).
La secrétaire administrative se charge également de l'exécution des opérations relevant de la cellule budgétaire sous l'autorité de la directrice de greffe. Elle assure des tâches administratives d'application comprenant également des tâches ponctuelles de secrétariat DG.
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Les activités du service :
Activités principales :
1 - Secrétariat de la présidence
Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
Gestion de l'agenda du président
Etablissement du tableau de permanence weekend et d'astreinte des magistrats du siège et mise en forme et diffusion des plannings trimestriels
Préparation des ordonnances de roulement et ordonnances conjointes
Participation à l'organisation d'événements (audiences de rentrée, audiences l'installations, réunions)
Renseignement de l'ordonnance de roulement dans PILOT
Elaboration de documents administratifs
Traitement du courrier
Dactylographie des courriers et notes du président
Diffusion des notes et circulaires aux magistrats du siège
Gestion des dossiers administratifs des magistrats du siège
Classement et archivage des documents et dossiers
Traitement des requêtes président
Binôme du secrétariat du procureur pendant les congés
2 - cellule de gestion budgétaire
Préparation des demandes d'achat dans CHORUS Formulaire
Réception et contrôle des commandes en soutien de l'équipe technique
Gestion de la constatation des services faits (papiers et chorus)
Suivi de la consommation et de la dépense
Participation à l'élaboration des demandes budgétaires
Mise à jour des différents tableaux de suivi comptables
Suivi des consommables d'imprimantes et toner et commandes
3 - secrétariat de la directrice de greffe
Ponctuellement, réponses aux stagiaires, recensement des besoins, envois de documents au SAR
4 - planification et comptabilisation des visio conférences extérieures
5 - planification des demandes de présence de scolaires aux audiences correctionnelles
6 - traitement des mémoires d'aide juridictionnelle des auxiliaires de justice (hors avocats)
Et toute autre tâche administrative
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules) :
Bureau, ordinateur, imprimante ; Logiciels, et applicatifs liés aux fonctions : Bureautique (traitements de texte, tableur) GEODE-CHORUS
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