SERVICE D'AFFECTATION
L'Institut d'Administration des Entreprises Dijon, composante de l'université de Bourgogne, est une véritable École Universitaire de Management qui forme depuis bientôt 70 ans les futurs cadres nécessaires au pilotage des entreprises et des organisations. Accueillant chaque année plus de 1000 étudiants, l'IAE Dijon propose des formations allant de la Licence de Gestion au Doctorat, en passant par une grande offre de masters professionnels (15 spécialités). Ces programmes pédagogiques (proposés en formation initiale, formation continue et/ou en alternance) sont construits par des enseignants-chercheurs sur la base de leur expertise scientifique, en étroite collaboration avec les parties prenantes du monde professionnel qui participent également aux enseignements dispensés. L'IAE DIJON bénéficie d'un rayonnement international grâce à plus de 70 partenariats tissés avec des universités dans le monde entier. Il appartient au réseau IAE France, qui regroupe 38 écoles, 500 diplômes d'État en Sciences de Gestion et plus de 50 000 étudiants au niveau national.
MISSIONS
- Assurer le secrétariat de direction de l'IAE Dijon
- Assurer la gestion administrative des personnels enseignants titulaires et vacataires (intervenants professionnels)
- Assurer la gestion administrative des moniteurs de bibliothèque et des surveillants d'examens
- Participer à l'offre de formation et sa soutenabilité
ACTIVITES PRINCIPALES
- Assurer le suivi des services des enseignants permanents et vacataires
- Participer au suivi des ordres de mission en liaison avec les enseignants, les secrétariats pédagogiques et l'antenne financière
- Etablir les pré-bons de commande et les services faits (mise en paiement des heures de vacations réalisées par les vacataires)
- Participer aux Comités de Direction et aux Conseils de Gestion de l'IAE Dijon et rédiger les comptes-rendus
- Assurer la gestion administrative des moniteurs de bibliothèque et des surveillants d'examens et vérifier les journaux de paie
- Participer à la vérification de la soutenabilité de l'offre de formation de l'IAE Dijon
- Prendre en charge le courrier de la Direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique pour la Direction
- Assurer le suivi des documents à signer
- Participer à la permanence des urnes lors des élections et au dépouillement si nécessaire
CONNAISSANCES
Connaissances de l'université de Bourgogne, de l'IAE Dijon et de l'offre de formation
COMPETENCES
SAVOIR-FAIRE TECHNIQUE ET METHODOLOGIQUE
Savoir rédiger des comptes-rendus ou tout autre document administratif
Maîtriser les outils informatiques (suite office, teams .)
Maîtriser la gestion de la messagerie électronique
SAVOIR-ETRE
Ecoute
Capacité d'adaptation et autonomie
Rigueur
Diplomatie
Esprit d'équipe
DIPLOME
Bac +2/3 en secrétariat
CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE
Prise de poste ou début de contrat prévisible : dès que possible
Fin de contrat prévisible : 31 août 2025
Contrat : CDD, catégorie B, renouvelable
Temps complet
Environnement de travail et prestations :
- Campus à l'américaine avec installation sportive à disposition des personnels
- Accès aux bibliothèques universitaires et à ses catalogues
- Accès à l'Atheneum (centre culturel) et à sa programmation
- Adhésion possible à des Associations de personnels (équivalente à un CE)
- Campus accessible en tramway et bus, vélos DIVIA
- Forfait mobilité durable
- Prise en charge partielle de la mutuelle
- Nombreux points de restauration (cafétérias universitaires.)
- Nombreux jours de congés
- Accès au service social du personnel également en charge des aménagements pour les bénéficiaires de l'obligation d'emploi (RQTH.)
CV détaillé et lettre de motivation, compte-rendu entretien professionnel (selon) à adresser en précisant clairement clairement l'intitulé de l'offre ou sa référence. Date limite : 30/10/2024
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, informer une personne,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Réaliser des opérations comptables
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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