Assistant / assistante de gestion (h/f)

Publiée le 18 novembre 2024 - Offre n° 184GHLZ

Nous sommes à la recherche d'une assistante de gestion à l'association de Montils.LIEN HIERARCHIQUEL'assistant de gestion exerce sous la responsabilité de l'animateur(trice) réseau et du directeur(trice) de la Fédération.FINALITE DU POSTEL'assistant de gestion participe à la qualité de la gestion administrative et technique des interventions de l'association auprès des différents publics.PRINCIPALES MISSIONSAssure une mission généraliste- Assurer l'accueil physique et téléphonique- Veiller à la qualité de l'environnement des lieux d'accueil (convivialité, confidentialité, accessibilité)- Réaliser des opérations administratives en lien avec son domaine d'activité- Assure des permanences au travers de la plateforme départementale des services le week-end et les jours fériés.Gestion administrative du personnel de l'association- Assiste le président(e) de l'association dans l'accomplissement de sa mission.- Constitue le dossier d'embauche (collecte des pièces administratives, déclaration unique d'embauche, édition du contrat de travail, convocation médecine du travail.)- Assure le suivi du dossier des salariés durant toute l'exécution de leur contrat de travail (arrêt de travail, maternité, avenants.)- Maintient à jour le registre unique du personnel- Etablit le planning annuel des congés, après validation par les responsables de l'association- Effectue la gestion administrative des sanctions disciplinaires préparées par le service RH fédéral- Assure le suivi de la modulation du temps de travail- Veille au respect des affichages obligatoiresGestion des interventions à domicileEn collaboration étroite avec les responsables de l'association :- Participe au choix des intervenants- Etablit le planning des salariés d'intervention dans le respect du droit du travail et des dispositions conventionnelles et veille à la continuité du service- Veille à l'optimisation des moyens d'intervention mis en œuvre entre la demande d'intervention et l'offre proposée- Edite et envoie les propositions de contrat de prestation- Suit la prestation durant toute l'exécution du contrat de prestation- Assure le suivi des interventions par télégestion- Répond aux observations des clients- Veille à l'application des procédures qualité, participe à l'amélioration continue de son service- Effectue des visites à domicile et des présentations d'intervenantesGestion financièreEn collaboration avec les responsables de l'association :- Participe au recouvrement des factures- Effectue les enregistrements comptablesMISSIONS TRANSVERSES- Utiliser les principaux logiciels informatiques liés à son activité (main courante, logiciel de planification, mails.)- Contribuer aux projets de développement ou d'évolution du service / de l'établissement- Appliquer le cadre légal, réglementaire et conventionnel en lien avec l'emploi exercé- Être acteur de la prévention de ses risques professionnels (ex : gestes et postures, psychosocial.)- Rechercher des informations et veiller à leur actualisationCOMPETENCES REQUISESCompétences techniques :- Maîtriser l'expression orale et écrite- Utiliser avec aisance les outils bureautiques et digitaux- Connaître l'organisation interne de la structure, ses circuits d'information, ses activités et ses partenaires- Savoir présenter de façon complète son service et sa structure (offre de service et valeurs associatives)- Traiter, transmettre et tenir à jour les informations (clients, salariés, bénévoles, partenaires.)- Rendre compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentesD'autres compétences sociales et organisationnelles vous seront demandées.Poste à pourvoir à partir du 25 Novembre 2024, du lundi au vendredi.

* 35HTravail en journée
* Salaire :Horaire de 13.81 Euros sur 12 mois
* Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité !
* Utiliser les outils numériques !
* Mettre à jour un dossier, une base de données !
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