Deux assistants.es administratifs.ves duhe.25.06-gh

Au sein de la Direction de l’Urbanisme Règlementaire, vous travaillez en service commun pour la Métropole Rouen Normandie et la Ville de Rouen.

Au sein du Service Administration de la Direction de l’Urbanisme Règlementaire, vous accueillez, renseignez et orientez le public de la Ville de Rouen et des communes adhérentes de la Métropole. Vous qualifiez et accompagnez, au plan administratif, les premières demandes des pétitionnaires et des professionnels en matière d’instruction du droit des sols et d’affichage extérieur. Vous assurez les tâches administratives d’accueil nécessitées par l’instruction des divers dossiers d’autorisation. Vous assurez l’instruction des Certificats d’Urbanisme d’information. Vous travaillez en polyvalence avec les agents du Service Administration et assistez l’ensemble des agents de la Direction.

Accueillir le public

Accueillir, physiquement et téléphoniquement, le public sur les plages horaires d’ouverture du service

S’adapter au public et traduire le langage professionnel en langage compréhensible par tous

Conserver neutralité et objectivité

Savoir apaiser les tensions

Réguler l’entrée des visiteurs

Remplir les outils de suivi de la fréquentation du public

Renseigner et orienter le public

Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

Qualifier les demandes de renseignements

Fournir les renseignements de premier niveau

Présenter et expliquer les procédures administratives de premier niveau

Orienter le public vers les interlocuteurs et services compétents

Gérer les demandes de consultation de dossier

Compléter l’outil « Ma Métropole »

Assurer les tâches administratives d’accueil nécessitées par l’instruction des divers dossiers d’autorisation

Réceptionner et enregistrer les dossiers de demande d’autorisation

Assurer et suivre les consultations extérieures, réceptionner et transmettre les avis

Assurer les relances nécessaires et réaliser les requêtes des retours de consultation

Rédiger les arrêtés simples

Expédier les arrêtés ainsi que les divers courriers liés à l'instruction

Assurer la complétude du logiciel à chaque étape

Réaliser les requêtes et le suivi statistique mensuel

Gérer les affichages physiques et dématérialisés

Instruire les certificats d’urbanisme de simple information (CUa) de la Ville de Rouen

Instruire les Certificats d’Information (CUa) dans les délais légaux

Enregistrer et vérifier le contenu des demandes

Extraire les informations relatives à la parcelle via le Système d’Information Géographique (SIG)

Vérifier, le cas échéant, les liens avec le cadastre et la numérotation

Etablir, mettre en signature et expédier les arrêtés de décision

Renseigner le logiciel ad hoc

Réaliser des travaux administratifs

Assurer les navettes courriers et parapheurs de la Direction

Mettre en forme des courriers, comptes-rendus et en assurer la diffusion

Organiser les rendez-vous et réunions en fonction des priorités et des échéances, logistique comprise

Organiser les permanences du CAUE, logistique comprise

Gérer les demandes d’historique et de copies des dossiers

Participer à la préparation de la Commission Communale d’Impôt Direct (CCID) de la Ville de Rouen

Traiter et suivre administrativement les infractions, les procès-verbaux et courriers liés au contrôle et à la conformité des travaux de la Ville de Rouen

Traiter et suivre administrativement les demandes concernant la numérotation de la voirie

Procéder à l’archivage des dossiers gérés par la Direction de l’Urbanisme Règlementaire

Diplômé(e) dans le domaine du secrétariat et/ou de l’urbanisme, vous justifiez d’une expérience (au moins 3 ans) sur un poste similaire

Vous disposez d’une bonne maîtrise des techniques de secrétariat et des logiciels bureautiques ( Pack Office, Droits de Cités, Système d'Information Géographique)

Des déplacements sont possibles à l’Hôtel de Ville de Rouen, à la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC)

Plages horaires d’ouverture du service (8h15/12h30 – 13h30/16h45) - Permanence par roulement

Vous êtes doté(e) d’une aisance rédactionnelle, du sens du service public

Vous êtes autonome et rigoureux(se), et avez de réelles capacités d’organisation