Assistant.e vie des lycées (eure-et-loir)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Descriptif de l'emploi Vie des Lycées (Eure-et-Loir)


La Région Centre-Val de Loire a choisi d’accroître son ancrage territorial en positionnant des équipes dédiées dans les Maisons de la Région situées dans les chefs-lieux de départements. Les Maisons de la Région animent, en lien avec les Directions chargées des politiques publiques au siège, un certain nombre de politiques au plus près des territoires et des acteurs locaux (Développement territorial, Economie de proximité, Europe, Natura 2000, Transports et mobilités, gestion RH et patrimoine Lycées…).

Suite aux lois de décentralisation, la Région assure le recrutement et la gestion des agents techniques des lycées, en qualité d’employeur. Elle est également propriétaire des bâtiments des lycées et en assure l’entretien.

Dans ce cadre, l' vie des lycées accompagne le/la chargé.e RH et le/la chargé.e de patrimoine dans leurs activités respectives auprès des établissements, des agents régionaux intervenant dans les lycées (maintenance, propreté, restauration), des entreprises réalisant les travaux… Missions / conditions d'exercice Sur ce poste, vos deux missions principales se composeront au quotidien des tâches suivantes :



Assistante administrative au/à la chargé.e de mission Ressources Humaines (60 %)

Assurer la gestion administrative des recrutements permanents et non permanents

o Gestion des candidatures : sourcing, suivi des candidatures spontanées, analyse des candidatures, convocations et réponses

o Organisation logistique des sessions de recrutement

o Constitution et transmission du dossier administratif et contractuel des candidats retenus (casier judiciaire, transmission et gestion du contrat,

o Suivi des évaluations des contractuels

o Gestion des mises à disposition avec les associations intermédiaires et l’agence d'intérim : suivi des demandes, services faits, facturation

Apporter un 1er niveau d’informations aux agents des lycées et aux gestionnaires (temps de travail, carrière…) et assurer l’interface entre chargé.e RH et les gestionnaires RH du siège (carrière, santé, retraite…)

Assurer la planification et le suivi :

o Saisie et complétude des tableaux de suivi et statistiques, extraction de données

o Organisation des réunions et des agendas



Assistante administrative au/à la Chargé.e de mission Maintenance du Patrimoine (40 %)

Dans le cadre des accords-cadres de la Région :

o Préparer et suivre les bons de commande et dossiers MAPA en lien avec chargé.e de patrimoine

o Préparer et notifier les marchés subséquents à l’entreprise et à l’établissement

o Suivre et envoyer la facturation

Via les marchés publics (MAPA, marchés simplifiés) :

o Vérifier les pièces de la consultation et publier en lien avec chargé.e de patrimoine les avis d’appel public à la concurrence sur la plateforme dédiée

o Réceptionner, vérifier et enregistrer les offres et les dossiers

o Rédiger les lettres de rejet et les notifications aux entreprises

o Rédaction, suivi, classement et envoi des courriers notamment pour obtenir des pièces justificatives

o Emettre et vérifier la facturation

Tenir à jour les outils de suivi :

o Mettre à jour les bases de données patrimoniales (plans, DOE, carnet de santé)

o Tenir à jour des indicateurs de suivi de l’activité (tableau de suivi budgétaire, marchés et travaux)

Recevoir, orienter et renseigner les demandes des partenaires extérieurs (appels téléphoniques, messages)


Relations fonctionnelles :
Liaisons internes : La Direction Organisation Métiers Compétences (DOMC), toutes les Directions de la Direction Générale Territorialisation et Ressources Humaines (DGTRH), la Direction Générale Éducation, Égalité des Chances et Vie Citoyenne (DGEECVC), les adjoints techniques territoriaux des établissements d’enseignement du secteur.

Liaisons externes : Le Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT), France Travail, les missions locales, CAP Emploi, l’ensemble des proviseurs et secrétaires généraux des lycées du secteur, notamment.


Spécificités :
Pose de congés contrainte
Participe ponctuellement à l’accueil physique à la Maison de la Région Profils recherchés Dans votre poste, vous devrez maîtriser ou développer les compétences suivantes :



Environnement administratif, institutionnel et politique de la Fonction publique territoriale

Cadre juridique et statutaire

Maîtriser les applications informatiques liées à la fonction RH (GESTMAX, CIVIL, …) et à la fonction Patrimoine bâti (CORELY, AWS, Coriolis, Xbus…)

Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques

Utiliser les procédures et les outils internes de gestion RH

Identifier les priorités, planifier et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Confidentialité et discrétion professionnelle

Avoir des capacités rédactionnelles

Savoir travailler en équipe et communiquer

Faire preuve de réactivité dans les commandes de travail.

Faire preuve d’autonomie

Capacité d’adaptation