Gestionnaire des conventions de stage (h/f)

Missions :

- Éditer, gérer et assurer le suivi des conventions de stages pour les étudiants en formation initiale à l'Université Paris Nanterre.
- Informer et orienter les étudiants, les enseignants, les personnels administratifs et les entreprises sur les stages.
- Participer aux actions de communication et de promotion du BAIP et de ses services, notamment pour les stages.
- Assister la cheffe du bureau des stages dans l'optimisation de l'organisation administrative.

Activités principales :

- Accueillir et renseigner les étudiants sur les démarches pour obtenir une convention de stage.
- Informer les composantes sur les outils de recherche de stage et d'accompagnement à l'insertion professionnelle.
- Gérer les appels, courriers, mails et notifications via l'application de gestion des conventions de stage (PSTAGE).
- Utiliser les outils de gestion des conventions (PSTAGE, JobTeaser) pour le suivi des stages.
- Vérifier la conformité des conventions saisies par les étudiants et demander des rectifications si nécessaire.
- Résoudre les problèmes liés aux stages entre étudiants, entreprises et enseignants référents.
- Participer aux actions d'information et réunions pour présenter le BAIP et les stages.
- Optimiser la gestion de la correspondance, l'accueil téléphonique et physique, ainsi que le traitement des demandes de conventions.
- Vérifier et valider les inscriptions des entreprises et les dépôts d'offres sur la plateforme carrières.
- Classer et archiver les conventions de stage.
- Rendre compte de l'avancement des activités à la cheffe du bureau.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Bureau des recrutements
Service des Personnels BIATSS
Direction des ressources humaines (DRH2)
200 av de la République
92000 Nanterre