Secretaire equipe relais handicaps rares (h/f)

Le Site du Neuhof recherche pour l'Equipe Relais Handicaps Rares Nord-Est, un ou une secrétaire.

Missions :

- Accueil et communication
Assurer un accueil téléphonique et physique - notamment les usagers et des familles
Traiter la demande, informer sur le dispositif, orienter les demandes.
Mettre à jour le site internet de l'équipe relais avec le chargé des SI et veiller à la communication (Garante du respect de la charte graphique de l'équipe relais handicaps rares Alsace).
Appui à l'organisation logistique évènementielle, relation avec les intervenants (journées de formation par exemple),
Etre l'interlocutrice privilégiée des imprimeurs et graphistes,
Gérer les stocks de documents de communication et la diffusion.

- Gestion documentaire, des dossiers et relation réseaux
Gérer l'économat, les stocks et l'approvisionnement (fournitures alimentaires et administratives, fourniture hygiène, recharges feuilles photocopieurs),
Etre en charge du secrétariat (arrivée / départ / chrono),
Participer à l'Instruction de dossiers administratifs: Constituer, suivre et mettre à jour des dossiers de l'équipe relais Handicaps Rares, analyser et synthétiser les informations,
Mettre en forme des documents, rédiger des synthèses et des notes, diffuser des documents,
Assurer l'organisation et le suivi des réunions, Rédiger les notes et comptes rendus de réunions,
Gérer les agendas et les plannings, organiser et suivre les déplacements, ordres de mission de l'ensemble des professionnels du dispositif.
Etre interface au besoin dans les relations réseaux et partenaires de proximité (MDPH, EN, ets médico-sociaux et sanitaires ..)
Etre en interface avec l'assistant administratif de l'équipe relais Nord Est et les partenaires nationaux.

- Traitement des données
Participer à l'élaboration des procédures dans ses domaines de compétence,
Saisir les éléments dans les outils opérationnels ou logiciels spécifiques, Constituer l'annuaire du réseau,
Collecter les informations et données statistiques relatives à la réalisation du rapport d'activité de l'équipe relais handicaps rares Alsace
Collecter et transcrire des données, appuyer l'organisation de la traçabilité des activités de l'équipe relais (enquêtes, statistiques, dossiers techniques, dossiers de recrutement...) - assister la pilote dans la réalisation de bilans, la création de statistiques, de rapports d'activité,
Etre en appui dans la création de documents de travail (PPT, création de questionnaires, de tableau exel.)
Recueillir et répertorier tous les documents administratifs relatifs à la vie de l'Équipe Relais Handicaps Rares Alsace (agrément, conventions.)
Procéder au classement et à l'archivage des documents et dossiers
Participer à des groupes de projet transversaux externes et/ou internes sur des thèmes initiés par le siège d'ADG ou par le GNCHR

Compétences requises:
Capacité d'écoute active et de pratique reflexive,
Forte capacité d'organisation et de synthése,
Rapidité d'éxécution,
Maitrise compléte de l'environnement et des outils bureautique et internet, savoir parfaitement utiliser certains outils bureautiques pour manipuler des données (Excel), les présenter et les partager (PowerPoint, Word).
Ethique professionnelle: respect déontologie et secret professionnel.

Connaissances
Connaissance de l'environnement administratif, législatif et réglementaire,
Connaissance des milieux institutionnel, médico social et sanitaire,

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.