Assistant(e) du dgs et des élus / appui à la communication

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps non complet, 28h00 hebdomadaire Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Poste à Temps non complet (28h hebdomadaires) placé sous l'autorité directe du
dont les missions sont :
Assistance administrative auprès du DGS et des élus (17h30)
- Gestion et suivi des instances municipales
- Gestion du protocole en lien avec le service festivités

Appui au poste de chargé de communication (10h30)

Horaires réguliers avec possibilité de réunion en dehors des heures normales
Pics d'activité liés à l'organisation d'évènements Missions / conditions d'exercice * Assistance administrative du :
- Assister le DGS dans la rédaction des courriers, des arrêtés et des délibérations,
- Constitution et préparation de dossiers - réalisation de mailing,
- Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle de réunion,
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations,
- Tenir à jour des bases de données (notamment suivi des demandes des administrés),
- Superviser la procédure d'enregistrement et de dispatching du courrier arrivé,
- Tenir à jour les registres communaux,
- Télétransmettre les actes au contrôle de légalité et assurer leur publication
- Rédaction d'arrêtés, décisions, projets de délibération

* Assistance administrative des élus :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour le compte des élus,
- Planifier l'agenda du maire, gérer les astreintes des élus,
- Assurer l'organisation matérielle des rendez-vous, réunions et déplacements,
- Apporter une assistance aux élus dans la préparation de leurs réunions ou rendez-vous (organisation des réunions transversales)

* Gestion et suivi des instances municipales :
- Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions).
- Etablir une programmation annuelle des instances municipales.
- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l'ordre du jour des instances municipales, en lien avec la direction générale.
- Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations.
- Préparation et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration.
- Préparation des convocations des élus aux instances.
- Participation occasionnelle au Conseil municipal et au bureau municipal et aux commissions.
- Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal.
- Diffusion des délibérations du Conseil municipal et des décisions du Maire.
- Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture et publication
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
- Mise en œuvre des décisions en lien avec les DGS et directeurs concernés.

* Gestion du protocole : planification/coordination des cérémonies officielles
- Planification des cérémonies officielles (et lien avec le service festivités pour l'organisation logistique), en lien avec les élus, les autorités et les services communaux
- Lien avec le service de police municipale pour assurer la sécurité et le maintien de l'ordre public pendant les évènements
- Déclaration auprès des autorités compétentes (débit de boissons...)
- Présence lors de certaines cérémonies
- Suivi budgétaire des cérémonies (Etablissement du budget prévisionnel ; demande de devis..., en lien le service comptabilité-finances et l'élue référente.

Appui au poste de Chargé de communication :
Participation aux actions de communications événementielles et de relations publiques (listing d'invités, envoi et suivi des invitations...)
Après conception, commande et suivi de la fabrication de la papeterie (tête de lettre, cartes de visites, enveloppes, carnet de bon de commande, etc).
Diffuser des contenus pour le site internet, les réseaux sociaux, les panneaux ville, l'application ville et la Newsletter mensuelle
Assurer l'urgence du poste de communication en cas d'absence imprévue du chargé de communication Profils recherchés Maitrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint)
Excellentes compétences rédactionnelles
Très bon relationnel
Connaissance des " codes " de communication dans le service public
Connaissance de l'environnement politique au sens large
Savoir faire passer les messages des élus auprès des usagers, des services et des partenaires
Connaissance de la suite Adobe (Photoshop, Illustrator, Indesign)
Connaitre le CMS Wordpress
Connaissance de Lumiplay et Lumiplan (gestion des panneaux lumineux et application ville)
Maîtrise des réseaux sociaux et de Méta
Autonomie / Prise d'initiatives
Savoir organiser son poste de travail
Capacité à gérer son stress et à travailler dans l'urgence
Etre disponible (certains soirs, jours fériés et week-ends)
Sens politique et sens du service public
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Permis B obligatoire