Secrétaire accueil et eaje

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps non complet, 25h30 hebdomadaire Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Traitement de base indiciaire + RIFSEEP Descriptif de l'emploi Situé en zone frontalière, dans le massif des Voirons, aux portes de Genève, la commune de Bonne s'étend sur une superficie de 858 ha (altitude de 496m à 1303m) et comprend près de 3500 habitants.

La Commune est située à 8km d'Annemasse et fait partie d'Annemasse-Les-Voirons Agglomération.

Dans un cadre naturel et rural préservé, la commune de Bonne se trouve au carrefour de nombreux enjeux en matière d'aménagement du territoire et possède de nombreux services (crèche, école, centre de loisir), de nombreux commerces et une riche vie associative.

La Commune recherche Secrétaire Accueil et EAJE (H/F). Missions / conditions d'exercice ACCUEIL MAIRIE :
Accueil et renseignements des usagers :
-Assurer l’accueil physique et téléphonique du public ;
-Recevoir, filtrer et orienter les appels et demandes ;
-Prise des messages pour les différents services ;
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
-Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant vers les services internes ou extérieurs compétents ;
-Assurer un accueil de qualité : courtoisie, maintien d’un accueil rangé et accueillant valorisant l’image de la collectivité ;
-Affichage d’informations municipales sur panneaux municipaux ;
-Gestion de la documentation mise à disposition du public.

Gestion du courrier et diffusion de l’information/documentation :
-Assurer le traitement du courrier (ouverture, enregistrement et distribution) dans le respect des procédures mises en place par la commune ;
-Tenir le planning des salles de la collectivité et gérer les demandes de location de salles ;
-Expédition du courrier ;
-Afficher et diffuser l’information, y compris la documentation pouvant intéresser les services

Missions de secrétariat :
-Tenir le planning des salles de la collectivité et gérer les demandes de location de salles ;
-Prise de rendez-vous pour les services concernés comme l’urbanisme ;
-Classement, rangement et archivage des dossiers relevant de l’agent d’accueil ;
-Gestion administrative en lien avec la communication (invitations, mailing, menu) ;
-Rédaction de courriers simples et de bordereaux d’envoi à la demande du/de la DGS pour les services.

ACTIVITES PERIODIQUES
Gestion des fournitures :
-Gestion des stocks de fournitures pour les services généraux et suivi des commandes ;
-Commande des produits d’entretien et gestion des stocks en lien avec l’agent en charge du nettoyage.

Instruction de dossiers d’affaires générales en lien direct avec la population :
-Gestion des affaires militaires et du recensement ;
-Gestion des dossiers relatifs aux chiens dangereux ;
-Gestion des dossiers relatifs au stationnement des taxis ;
-Gestion des demandes d’ouverture, mutation et translation de débits de boissons ;
-Appui au/à la responsable du service pour le renouvellement des concessions du cimetière.

Intérim du/de la responsable du service Accueil – Etat Civil en son absence :
-Gestion des urgences relatives aux dossiers d’Etat Civil et d’affaires générales en l’absence du/de la responsable ;
-Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l’Etat Civil et sur toutes les questions concernant le service d’Etat Civil en cas d’absence du/de la responsable.

SECRETARIAT EAJE :
-Assurer le suivi des dossiers individuels des familles ;
-Enregistrer les dossiers « familles » sur le logiciel en vigueur ;
-Renseigner les familles sur les éléments d’ordre administratif ;
-Répondre aux demandes de préinscriptions en respect du protocole en vigueur ;
-Actualiser les contrats d’accueil en collaboration avec la Direction de la crèche ;
-Assurer la mise à jour des contrats de responsabilités civiles et individuels accidents des enfants accueillis ;
-Veiller à la mise à jour des vaccinations en collaboration avec la Direction de la crèche ;
-Organiser et assurer l’archivage annuel des dossiers de la structure, y compris numériques ;
-Assurer la gestion et le suivi des courriers de la structure ;
-Assurer l’application du règlement de fonctionnement en vigueur de la structure. Profils recherchés QUALITES REQUISES
-Sens du contact, qualité d’écoute et de dialogue, courtoisie
-Obligation de discrétion et neutralité vis-à-vis des usagers et situations rencontrées
-Rigueur et organisation
-Ponctualité
-Capacité d’initiative et d’anticipation
-Savoir rendre-compte et sens de la hiérarchie
-Sens du service public

CONNAISSANCES REQUISES
-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
-Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire
-Techniques et outils de communication
-Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’Internet
-Techniques de régulation
-Techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
-Rédaction de courriers types, formulaires, etc.
-Règles de bases du RGPD et des principes de confidentialité de certains documents administratifs
-Méthodologie de rédaction des actes administratifs de base en lien avec les missions de l’agent

DIPLOMES REQUIS
Diplôme de niveau 3 secrétariat / généraliste / de direction ou formation spécialisée dans le domaine