Agent.e d'accueil administratif (h/f)

L'association Horizon Habitat Jeunes recrute un ou une agent.e d'accueil administratif en CDD de remplacement. (possiblement reconductible)

Le rôle
Dans le cadre du projet global de l'association, la mission de ce poste est triple :
- Représentation de l'image de l'association à travers la mission de réception et d'accueil,
- Technicité et lisibilité à travers la fonction de secrétariat et de communication sur la transversalité des pôles,
- Ecoute et soutien à travers la fonction relais vis-à-vis de la demande de logement et envers l'équipe.

Les compétences nécessaires à l'emploi
Capacité à assumer les fonctions suivantes :
- Réception et accueil du public : techniques d'accueil physique, téléphonique (résidents, partenaires, fournisseurs.)
- Secrétariat : maîtrise des outils bureautique et informatique.
- Communication et gestion de l'information : classement, archivage, transmission, innovation
o Transversalité : capacité à aller chercher l'information auprès de l'équipe et de la relayer
- Social : Ecoute et prise en compte de la demande formulée ou non formulée, retransmission.

Aptitudes et qualités personnelles :
Rigueur, organisation, prise d'initiative, ponctualité et confidentialité

Les activités de l'emploi
Administration générale
Le secrétariat général, son organisation
- Classement et archivage des dossiers, conventions de partenariats, agréments.
- Courrier et courriel de l'équipe et réception des colis des résident.es à Mireuil
- Achat et organisation des fournitures administratives
- Comptes rendus généraux
- Administration de la vie associative d'Horizon en relation directe avec la direction
- Organisation et répartition des téléphones d'astreinte
- Déclaration des sinistres aux assurances
- Gestion des espaces de location (développement, communication, plannings, facturation)
La communication
- Suivi, création et diffusion d'outils de communication (plaquettes, cartes de visite, pochettes livrets.)
- Suivi et actualisation du site internet (vie associative, gestion locative, accueil) : relais équipe et élaboration d'une lettre mensuelle interne
- Gestion des canaux de diffusion de l'information : annuaires, agendas, sites locaux, planning presse .
L'accueil général
- Accueil, information et orientation téléphonique, informatique et physique de l'association
- Analyse et réponse adaptée à des situations spécifiques

Développement social : « Secrétariat - administration de la gestion locative »
La 1ère prise de demande de logement et une réponse par mail (Utopia : annuel / MiVi : octobre à mai)
Le 1er traitement des demandes liées au CFA de la Chambre de Métiers et la constitution des dossiers Résident.es à Utopia
Le signalement à l'équipe DS de tout comportement problématique de résident.es dans un souci de bienveillance générale.

Conditions d'emploi :
Planning de 28 heures ; 9h30 12h30 13h30 17h30 les lundis, mardis, jeudis et vendredis.
Salaire selon convention collective HLA, indemnité de fonction d'appui à l'accompagnement social, titres restaurants, CSE.
CDD de remplacement initial du 14/04 au 15/05

Experience: Débutant accepté

Compétences: Organisation du système sanitaire et social,Accueillir, orienter, renseigner un public,Actualiser les informations mises à la disposition d'un public,Évaluer régulièrement les besoins de la personne,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres hébergements

Liste des qualités professionnelles:
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

Association à but non lucratif, Horizon Habitat Jeunes agit sur la question de l Habitat des Jeunes sur l Agglomération Rochelaise depuis 1922.

Nous développons des réponses « Habitat » pour des jeunes dont les situations sont diverses :

Jeunes en mobilité professionnelle qui recherchent un logement pour une durée courte, le temps d un apprentissage, d un CDD ou d un stage, et souhaitent intégrer des résidences facilitant le lien aux autres avec des animations,