Assistant - siège f/h

Description du poste

Vous souhaitez rejoindre une entreprise en pleine croissance, qui a à cœur la santé, la sécurité et l'environnement de ses collaborateurs et de ses clients ? Rejoignez-nous !

Rattaché(e) à la Directrice QSRE (Qualité Sécurité Radioprotection Environnement), et chargé(e) de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative du service QSRE, vos missions seront les suivantes :

1. Le Secrétariat
Vous assurerez le secrétariat classique de la Directrice QSRE et des Chargées QSRE, comme les relations téléphoniques et électroniques, le suivi du calendrier de l’équipe QSRE (réunions, audits, revues), le classement du courrier entrant et sortant, la saisie de documents type courriers, notes, rapports, comptes-rendus de réunions.

Vous participerez à l’organisation et à la préparation des réunions, groupes de travails ou encore l'organisation de l’accueil des tiers lors de ces réunions.
Et vous assurerez le relais entre les différents secrétariats et les membre de l’équipe QSRE.

2. La Gestion de la documentation QSRE
Vous assurerez le l’enregistrement, l’accessibilité, la diffusion, le classement et archivage de la documentation du système QSRE - en interaction avec l’équipe QSRE et les pilotes de processus, soit :
 Mettre en forme les informations documentées du système qualité (notes, logigrammes, affiches, PPT, tableau de bord Excel),
 Émettre et enregistrer les références QSRE dans l’ERP,
 Rédiger et diffuser des mails d’informations au personnel,
 Tenir à jour le tableau des documents QSRE et classer les documents informatiquement.

3. L'Établissement des habilitations et autorisations
Vous traiterez les demandes d’établissements et mises à jour des habilitations et autorisations du personnel, soit :
 Gérer les dossiers des salariés (attestations de formations, aptitude médicale, etc.) en lien avec les secrétariats d’agence,
 Enregistrer et suivre les listes de salariés exposés aux rayonnements ionisants sur le logiciel associé,

 Émettre les carnets d’accès des salariés et les titres d’habilitations et autorisations employeur à destination des chefs d’établissement,
 Tenir à jour et partager la liste des habilitations et formations du personnel,
 Participer au déploiement d’un outil digital pour automatiser une partie de ses tâches.

4. L'exploitation des données QSRE
Vous assurerez la collecte et l’enregistrement de données nécessaires au suivi de la mise en pratique des règles internes en matière de QSRE en interaction avec des partenaires externes, service achats et l’équipe QSRE, soit :
 Échanger avec les responsables d’affaires pour la qualification des sous-traitants,
 Tenir à jour le tableau des qualifications des sous-traitants,
 Recueillir et renseigner les éléments nécessaires à l’établissement des statistiques QSE (suivi clients, suivi des écarts, des réclamations), ainsi que le suivi des retours de satisfaction client.

Qualifications

Issu(e) d'une formation de niveau Bac ou équivalent avec une spécialité d'assistanat de direction / administratif ou QSE, vous avez une réelle sensibilité aux enjeux sociétaux et environnementaux au sein de l'entreprise.

Le plus important pour nous ? Vos qualités !

Vous aimez travailler en équipe et vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion. Vous rêvez d’autonomie et d’initiative, et vos qualités relationnelles ne sont plus à démontrer.

Evidemment, Word, Excel, PowerPoint et Outlook n'ont pas de secrets pour vous. Et la maitrise d’outils complémentaires (logigramme, Publisher, …) ne sont pas exigés mais seront de réels atouts.

Vous nous lisez et vous vous reconnaissez ? N'hésitez plus, postulez !

Une attention particulière, à compétences égales, sera portée aux candidats en situation de handicap.