Chargé de gestion administrative (f/h)

Description de l'entreprise

Le Groupe BPCE est issu du rapprochement des Banques Populaires et des Caisses d’Epargne, deux réseaux coopératifs complémentaires. Il se positionne comme le 2ème groupe bancaire français avec 37 millions de clients et 8 200 agences.

BPCE Achats & Services est née de la volonté du Groupe BPCE de se doter d’ une filiale spécialisée qui prendrait en charge les fonctions supports de toutes les structures affiliées qui souhaiteraient disposer d’un service mutualisé et de qualité.

Cette initiative permet à l’ensemble des entités du Groupe BPCE qui le souhaitent, d’externaliser certaines de leurs fonctions support relevant des domaines suivants :

1. Gestion Administrative RH & Paie,
2. Comptabilité générale,
3. Comptabilité fournisseurs,
4. Juridique institutionnel,
5. Achats & maîtrise des risques fournisseurs.

Nos équipes accompagnent chacun de nos clients en assurant une véritable proximité tout en étant situées sur 4 sites en France : Paris, Charenton-le-Pont, Toulouse et Nantes.

Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons un Chargé de gestion administrative (F/H), sur notre site de Nantes/Saint-Herblain, en CDI avec un prise de poste dès que possible .

Si vous êtes enthousiaste à l'idée de contribuer au développement d’une entreprise en pleine croissance, rejoignez-nous.

En tant qu’employeur responsable et engagé à construire un environnement de travail inclusif, nous offrons les mêmes opportunités aux talents de tous horizons, indépendamment de votre âge, origine, orientation sexuelle, handicap...

Poste et missions

Rejoignez notre équipe au sein du Secrétariat Général et contribuez à la bonne gestion administrative et financière de notre entreprise !

Rattaché(e) à notre Responsable Administration et Finance, vous jouerez un rôle clé dans diverses tâches essentielles à notre fonctionnement.

A ce titre, vos missions principales seront les suivantes :

6. Assurer la mise en signature des conventions de services auprès des clients via la signature électronique DocuSign.
7. Suivre l’application des conventions de services dès leur signature, en tenant compte des mises à jour éventuelles pour garantir une facturation conforme.
8. En collaboration avec votre responsable, déterminer le montant à facturer à chaque client selon le domaine d’activité.
9. Participer activement à la relance des clients.
10. Saisir et suivre les bons de commandes d’achats de l’entreprise.
11. Rapprocher les bons de commandes d’achats aux factures d’achats.
12. Veiller au respect des procédures de l’entreprise (commandes, notes de frais, etc.).
13. Saisir les entrées et sorties du personnel externe dans notre registre interne, en lien avec la Direction des Ressources Humaines.
14. Assurer la commande et le suivi de la remise du matériel informatique pour nos nouveaux collaborateurs, ainsi que le suivi des restitutions en cas de sortie, en lien avec la Direction des Ressources Humaines.
15. Mettre à jour l’organigramme en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines.
16. Gérer l’administration générale de l’entreprise et proposer des améliorations : gestion du courrier entrant, suivi logistique des sites en collaboration avec les équipes de la filiale Workplace, attribution des casiers individuels pour les nouveaux entrants, gestion des stocks de fournitures en lien avec les référents locaux, gestion des réservations pour des événements internes.

Profil et compétences requises

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 en administration et gestion d'entreprise, vous justifiez d'une première expérience dans des missions similaires .

Vous maîtrisez les outils bureautiques de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).

Votre aisance relationnelle, votre écoute attentive et votre sens du service client vous permettent d’interagir efficacement avec divers interlocuteurs.

Vous faites preuve de rigueur et d’attention aux détails, tout en sachant organiser votre travail pour respecter les délais impartis.

Polyvalent(e), vous appréciez la diversité des missions et êtes capable de traiter plusieurs sujets simultanément.

Curieux(se) de nature, vous aimez explorer des solutions de manière autonome, poser des questions pour approfondir vos connaissances et êtes toujours désireux(se) de découvrir de nouvelles méthodes de travail.

Disponible pour vos collègues, vous valorisez le travail d'équipe et encouragez un esprit collaboratif et d’entraide.