Gestionnaire des études

L’agent assure l’ensemble des actes de gestion administrative d’un ou plusieurs parcours. Il veille à ce titre au bon déroulement de la scolarité des étudiants dans le respect de la réglementation.

Le.a gestionnaire des études assure l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants (notamment les responsables de formation) ainsi que les services administratifs internes comme externes à la composante.

ACTIVITÉS

Offre de formation

* Assurer le suivi des modifications des maquettes et des modalités de contrôle des connaissances en lien avec les responsables de formation

* Élaborer les arborescences des diplômes et saisie des structures dans le logiciel Apogée

Candidatures

* Gérer les candidatures des étudiants (Études en France et Ecandidat) : recevabilité des dossiers, extraction de fichiers et des dossiers pour la commission pédagogique, saisie des classements

Inscriptions

* Procéder aux inscriptions administratives : vérification des dossiers, gestion des paiements, annulation d’inscription, remboursements et réorientations

* Gérer les inscriptions aux enseignements : contrôle de cohérence, contrats pédagogiques, gestion des affectations dans les groupes.

Emploi du temps

* Gérer les emplois du temps en lien avec les équipes pédagogiques

* Assurer la saisie de l’emploi du temps sur le logiciel ADE

Examens

* Gérer et diffuser les plannings d’examen à l’ensemble des étudiants et des enseignants

* Recueillir les sujets d’examens, les préparer, en assurer la reprographie ; paramétrages et dépôt des sujets sur l’application PIXEL,

* Assurer la collecte et la saisie des notes

* Assurer la mise à jour des maquettes de PV et relevés de notes sur APOGEE

* Convoquer les jurys

* Préparer, éditer et contrôler les procès-verbaux et transmettre les résultats

* Organiser les délibérations des jurys

* Assurer l’interface entre le Président de Jury et l’étudiant en cas de réclamation sur les résultats

Activités transversales

* Accueillir, informer et orienter les usagers du service (étudiants et enseignants)

* Éditer et remettre à l’usager des documents administratifs (certificats, attestations, relevés de notes)

* Assurer le classement et l’archivage des documents du service

* Renfort de l’équipe en cas d’absence d’un.e collègue

* Participer aux réunions institutionnelles dans le domaine concerné

* Répondre aux demandes du Directeur, de la Responsable administrative et de la Responsable de scolarité en cas de besoin

Contraintes du poste : Grande disponibilité demandée, pics d’activité en fonction du calendrier universitaire