Gestionnaire des réservations d'espaces

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.


Mission

Le département médecine de l'UFR3S est situé au sud de Lille, à côté des hôpitaux publics. Installé sur 2 bâtiments principaux

géographiquement distants (1.2 km, 12 minutes de marche), ses missions sont centrées sur la formation (plus de 10 000

étudiants par an) et la recherche scientifique (15 unités de recherche).

Le-la gestionnaire des réservations d'espaces a pour mission principale d'assurer la gestion des réservations des salles et espaces des 2 bâtiments au moyen du logiciel ADE, et en collaboration avec un.e collègue (130 espaces)

Il-elle traite également les demandes de réservation via l'adresse courriel générique du service

Il-elle gère la réservation de la flotte des véhicules du département via un logiciel interne

Il-elle assiste la responsable du service dans l'organisation de la location des espaces pour des congrès, cérémonies, séminaires,

concours, tournages etc

Activités principales et associées:

- Attribuer des espaces d'enseignement, d'examen et de réunion, en fonction des calendriers annuels, des disponibilité des espaces, matériels et des ressources humaines.

- Apporter assistance et conseil aux secrétariats pédagogiques pour l'utilisation du logiciel pour les demandes de réservation de salles pour les enseignements et l'élaboration des emplois du temps

-Suivre et traiter les demandes de réservations via la boite mail du service et relancer si nécessaire les interlocuteurs concernés

- Gérer les réservations de véhicules

- Organiser les prêts de matériels selon les catégories d'événements, en lien avec les autres services (audiovisuel, logistique, communication etc.)

- Assurer une continuité du service en assistant et /ou suppléant la collègue référente des examens, cérémonies et des locations de salles d'après-thèse

-Traiter et diffuser les informations internes et externes concernant le fonctionnement du service

-Appliquer les procédures et règles de classement

Les activités présentées sont évolutives et s'inscrivent dans la construction des différents services de l'UFR3S.


Profil

- Connaitre l‘organisation et fonctionnement de l'université et de son environnement

- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite

- Connaissance des règles et des techniques de gestion administrative

- Connaissance de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité

- Méthodologie de la logistique


- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Capacités d'organisation et de gestion polyvalente des tâches

- Rendre-compte à sa hiérarchie

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (la connaissance du logiciel ADE serait un plus).

- Travailler en équipe

▪ Ponctualité, disponibilité, réactivité et sens du contact

▪ Savoir travailler en équipe et être méthodique, rigoureux et organisé dans la gestion des processus.

▪ Savoir anticiper et s’adapter aux évolutions, aux changements, aux imprévus et disposer d’un bon sens de l’écoute et de l’observation

* Rigueur et discrétion



Domaines de formation et expériences souhaitables

Diplôme de niveau 4

Une première expérience en établissement scolaire ou universitaire serait un plus

Des formations à l'utilisation des outils spécifiques et à la connaissance de l'université sont proposées lors de la prise de poste.

Conditions particulières d’exercice

Pics d'activité prévisibles et réguliers. Déplacements possibles sur le campus hospitalo-universitaire (rayon de 2 km)

Télétravail possible.