Assistant syndic immobilier (h/f)

Métier historique de Galyo, la gestion de copropriété repose sur une parfaite connaissance du parc immobilier géré.
Rattaché(e) à un gestionnaire, nous souhaitons intégrer un(e) assistant(e) syndic qui rejoindra notre équipe. Chaque copropriété dispose d'une équipe 100% dédiée, composée d'un gestionnaire, d'un assistant et d'un comptable.

Vos principales missions seront de :
- Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées
- Accueillir les clients et les entreprises,
- Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire, en interface avec les clients et autres fournisseurs (en utilisant le logiciel des plannings Outlook),
- Traiter le courrier papier et mails ; répondre ou transmettre à l'interlocuteur adéquat. Cerner les priorités et les actions attendues,
- Gérer le personnel des immeubles et les prestataires sous contrat,
- Préparer les convocations des AG : ordre du jour, rédaction du contrat de syndic
- Diffuser le PV aux copropriétaires, traiter les décisions, questions diverses et travaux approuvés
- Faire les demandes de devis / commandes, communiquer auprès des copropriétaires, propriétaire, locataires,
- Assurer la correspondance avec le conseil syndical lorsqu'il a reçu un mandat de l'AG,
- Collecter de la part des copropriétaires les informations nécessaires à la souscription de l'emprunt collectif,
- Assurer le suivi du dossier avec la banque en charge de cette proposition d'emprunt,
- Gérer les sinistres : déclaration, commande et suivi des travaux,
- Vérifier et codifier les factures,
- En gestion locative ; assurer le lien avec le propriétaire bailleur : réaliser les devis, suivre les commandes de travaux, assurer le suivi de la facturation, le lien avec le service location, le service comptabilité et le service contentieux.

Logiciels utilisés : Thetra

Experience: Débutant accepté

Compétences: Réglementation de la copropriété,Actualiser les informations mises à la disposition d'un public,Évaluer et chiffrer des réparations,Gérer des réclamations et litiges

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration d'immeubles et autres biens immobiliers

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.