Assistant(e) arc

ASSISTANT(E) ARC

Direction Générale Adjointe Cohésion Sociale

Directrice du Logement

Service des Aides à la Réhabilitation et à la Construction

Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires, des professionnels, des personnels et élus de la CTM en lien avec la direction / le service

Informer, renseigner et orienter le public

Gérer, enregistrer, traiter et assurer le suivi du courrier, (arrivée et départ) sur les logiciels dédiés

Réaliser des mailings

Participer à des réunions diverses et faire des comptes rendus

Saisir les rapports aux instances sur les logiciels dédiés (AIR DELIB,)

Classer et mettre à jour des fichiers et/ou dossiers

Gérer le petit matériel de bureau pour l'ensemble du service

Participer à l'élaboration des statistiques

Etablir le planning des congés du personnel du service

Assurer l'intérim des assistantes des autres services de la Direction et de l'assistante de la Directrice

Saisir, mettre en forme et éditer divers documents (rapports, courriers, enquêtes)

Rédiger et diffuser des comptes rendus

Saisir et mettre en forme le rapport d'activité

Concevoir et proposer des outils de documentation pour le service

Elaboration de tableaux de bord

Procéder à l'archivage des documents (papier et numérique) sous le contrôle du chef de service

Missions de la Direction

Maîtriser les outils informatiques et bureautiques

Connaître les instances de la CTM, les processus et circuits de décision de la Collectivité

Procédures de gestion et d'instruction administratives

Actes et écrits administratifs

Règles de classement et d'archivage

Techniques et outils de planification

Logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint,), logiciels métiers

Rôles et attribution des différents services et opérateurs des procédures d'instruction

Qualités d'accueil et d'écoute active

Qualités rédactionnelles

Qualités de régulation de conflit

Communication orale et écrite

Anticiper un risque

Prise de notes et rédiger des comptes rendus

Sens du service public et de l'organisation

Sens de la relation humaine

Sens des responsabilités

Respect des obligations de réserve et de discrétion professionnelle

Capacité à rendre compte

Être rigoureux et efficient

Avoir l'esprit d'équipe

Capacité d'adaptation

Être autonome