Au sein de la Direction Vie Culturelle et Associative, sous la responsabilité de la responsable du service Coopération Culturelle et Associative, vous serez en poste au complexe Martin Luther King (MLK), et en charge du parc locatif comprenant:
- le complexe Martin Luther King: équipement public constitué de 2 salles événementielles, 7 salles d'activité et zones extérieures -parvis avant et parking arrière-,
- l’équipement «Auditorium» situé dans le quartier du Perrier.
Au sein de ce parc locatif, vous serez chargé.e de :
a) Gérer les salles événementielles et d'activités:
• la gestion administrative: gestion des plannings d'occupation des salles, organisation des états des lieux, suivi des dossiers des usagers, analyse des besoins des utilisateurs et interface avec les services municipaux, déclenchement et suivi des interventions des entreprises, planification, exécution et suivi du budget, édition des factures, tenue des registres, mise à jour de documents, gestion des stocks, rédaction de courriers, notes, procédures.
• la gestion technique: établissement du programme annuel des travaux à prévoir et planification de la maintenance des équipements en lien avec les services techniques, suivi de l'exécution des travaux réalisés en cours d'année, suivi des visites périodiques de contrôle, interface avec l’ensemble des prestataires techniques intervenants dans le complexe, programmation et suivi des petits travaux de maintenance, planification et suivi de l’entretien ménager du parc locatif. De plus, en lien avec l’agent polyvalent, vous serez amené.e à:
◦ réaliser les travaux courants se rapportant à l’entretien et à la maintenance des locaux et des équipements,
• mettre en œuvre la logistique liée à l'activité du service: manutention, installation et rangement des salles, démonstration pour l'utilisation du matériel mis à disposition des usagers (vidéo, sono, fonctionnement matériel cuisine, etc.)
◦ participer à la mise en œuvre des animations ou événements organisés par le service VCA,
◦ assurer des prestations de surveillance en tant que personne désignée comme compétente en «sécurité incendie»,
◦ participer à l'entretien ménager, total ou partiel, du bâtiment MLK et ses abords.
• la mise en œuvre de la sécurité incendie pour les manifestations se déroulant dans les salles et zones extérieures du parc locatif: élaboration des plannings de présence des agents SSIAP selon l'occupation des locaux; exécution du budget et suivi des factures; application du cahier des charges sécurité incendie du complexe et vérification de la conformité d'une demande d'organisation d'une manifestation sur dossier (lecture d'une notice de sécurité avec plans), puis in situ, de manière contradictoire avec l'organisateur avant l'ouverture du public; mise en conformité d'un projet avec le cahier des charges sécurité incendie pour les manifestations organisées par la Ville; tenue à jour des registres de sécurité incendie et contrôle de sécurité(documents administratifs, de traçabilité, contrat de maintenance…) ; veille technique et réglementaire en matière de sécurité incendie; organisation de formation et d'exercices de simulation «incendie» pour les agents de service.
• La mise en conformité avec la réglementation en vigueur (CTS, ERP) des évènements organisés au sein du parc locatif: conseils dans l'organisation des projets évènementiels, présence sur le terrain lors du déroulement des évènements organisés par le service Vie culturelle et associative, voire de grands événements organisés au sein du parc locatif.
b) Participer aux missions « classiques » du service telles que :
• l’accueil physique/ téléphonique du public et des usagers,
• l’exécution budgétaire via l'utilisation du logiciel CIRIL,
• la gestion des courriers via l'utilisation du logiciel DOTELEC,
• la gestion des plannings et stocks de matériels via l'utilisation du logiciel GMA.
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