Responsable accueil et secrétariat (h/f)

1. Accueil du public
- Assurer un accueil physique et téléphonique chaleureux et bienveillant en créant une atmosphère conviviale.
- Informer et orienter les familles, les visiteurs, et les partenaires sur les services, les activités et les événements du centre.
- Faciliter la prise de contact et la création de lien avec les nouveaux usagers, en étant le premier point de contact.
- Assurer l'inscription des usagers aux différentes activités et événements du centre en respectant les procédures établies.

2. Promotion des activités du centre
- Communiquer avec enthousiasme sur l'ensemble des activités proposées par le centre (ateliers, événements, rencontres, etc.), en mettant en avant les bénéfices pour les familles et les enfants.
- Expliquer en détail les objectifs et contenus des activités, et encourager la participation active des familles en suscitant l'intérêt.
- Distribuer les supports de communication (affiches, brochures, dépliants) et veiller à la mise à jour des informations affichées.

3. Gestion administrative de l'accueil
- Gérer les inscriptions aux activités et événements du centre, en garantissant la fiabilité des informations collectées (données personnelles, modalités de paiement).
- Répondre aux courriers, courriels et appels entrants.
- Tenir à jour les dossiers administratifs des usagers et partenaires du centre.
- Assurer la réception et la distribution du courrier interne et externe.

4. Responsable de l'ambiance et de la communication
- Créer un climat accueillant et rassurant pour les familles dès leur arrivée, afin de favoriser leur engagement dans les activités proposées.
- Donner envie aux familles et aux participants de s'impliquer dans la vie du centre, grâce à une attitude proactive, chaleureuse et professionnelle.
- Représenter les valeurs du centre socioculturel (convivialité, solidarité, ouverture) auprès de toutes les personnes accueillies.

5. Support à la direction et aux équipes
- Travailler en lien étroit avec la direction et les animateurs pour s'assurer que l'information transmise au public est exacte et à jour.
- Participer aux réunions de l'équipe administrative pour contribuer à l'amélioration continue de l'accueil et de la communication auprès des familles.
- Gestion des caisses : encaissement, vérification, facturation, .

Formation requise : Diplôme de niveau Bac (secrétariat, accueil, gestion administrative) ou équivalent. Une expérience de 2 ans minimum en tant que Responsable d'accueil est demandée.

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion d'inscriptions Noé, AIGA).
- Excellentes capacités de communication orale et écrite.
- Connaissance des techniques d'accueil et de gestion des flux de visiteurs.
- Compétences managériales.

Qualités personnelles :
- Aisance relationnelle et sens de l'écoute : être en mesure d'établir un lien de confiance avec les familles et les usagers.
- Enthousiasme et dynamisme : savoir communiquer votre passion pour les activités du centre et donner envie aux autres de s'y investir.
- Empathie : être capable de comprendre les besoins des familles et de leur offrir un accueil personnalisé.
- Organisation et rigueur : gérer les inscriptions et les tâches administratives avec efficacité et méthode.
- Polyvalence et esprit d'équipe : collaborer efficacement avec l'ensemble des services.

Experience: 2 An(s) - responsable d'accueil

Compétences: Socio-économie,Concevoir et gérer un projet,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Élaborer une stratégie de développement d'activité,Impulser un projet au niveau local, national ou européen,La maîtrise du logiciel Noé / Aiga serait un plus

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.