T13355 secrétaire d’équipe insertion h/f à l'utas de laon

• Assurer le secrétariat des travailleurs sociaux insertion, chargés d’orientation, référents de parcours professionnel et du chargé d’appui parcours emploi H/F

• Accueillir, informer, orienter les usagers dans le cadre du suivi administratif des dossiers

• Organiser matériellement et techniquement les ateliers d’intégration

• Saisir les contrats d’engagements réciproques

• Préparer les comités de suivi du dispositif accompagnement global

• Préparer les commissions

Principales :

• Accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires en l’absence, indisponibilité ou à la demande du responsable adjoint H/F ou des agents de l’équipe

• Réponse à l’usager, prise de rendez-vous, gestion de l’agenda des agents, prise de messages, photocopies, etc.….

• Démarches administratives à la demande des agents ou du responsable adjoint H/F

• Création, gestion et suivi du dossier informatisé d’usager

• Production des SMS, courriers et rapports selon les procédures

• Requêtes informatiques

• Numérisation des pièces constitutives du dossier de l’usager au niveau local

• Participation aux réunions ou groupes de travail

• Suivi et correction des anomalies dans les logiciels métier

Spécifiques :

• Remplacements accueil standard et renforcement des secrétariats pour des raisons de service et à la demande de l’autorité hiérarchique

• Gestion administrative des prestations territorialisées

• Diffusion du courrier

• Gestion des plannings

• Elaboration de comptes-rendus

• Participation à l’accueil de stagiaire

• Dans le cadre de la continuité du service public, permanence quotidienne en roulement de 16h30 à 17h30

SAVOIRS

Droits et obligations du fonctionnaire

Cadre réglementaire et juridique des politiques sociales et des collectivités territoriales

Connaissance des outils informatiques et progiciels métier

Connaissance des institutions médico-sociales et des difficultés des usagers

SAVOIRS - FAIRE

Capacité organisationnelle, rigueur

Travailler en équipe

Rendre compte de son activité

Accueillir physiquement et téléphoniquement

Capacités rédactionnelles

SAVOIR ÊTRE (qualités)

Sens des relations humaines

Adaptation, autonomie

Discrétion

Sens de l'écoute et aptitude à communiquer

Sens du service rendu