Assistant (e) de gestion administrative

Vos missions s’articulent autour des axes suivants :

1. Veiller et contribuer à la bonne organisation et au bon fonctionnement du pôle en anticipant, prévenant, et jouant un rôle de relance et d’alerte sur les dossiers, obligations, engagements et échéances à tenir auprès des équipes :

1.1 Planification et priorisation de l’agenda du pôle :

a) Planification des différentes réunions (techniques et de pilotage) et ateliers de concertation menés par le pôle :
- COTECH thématiques
- Ateliers de concertation
- Groupes de travail techniques

Pour cela, les missions s’organiseront autour de :
- L’organisation amont et aval des réunions gérées par le pôle
- La gestion des plannings des réunions
- La réservation des agendas des participants, l’envoi des courriers de convocation,
- La prise de notes et trame de compte rendu durant les réunions
- La diffusion des comptes-rendus.

b) Priorisation des différentes réunions (techniques et de pilotage) extérieures auxquelles le pôle doit participer :
• Réception et affectation des demandes de participation
• Priorisation des réunions techniques proposées par les différents membres de NAM auprès des chargés de mission du pôle

1.2 Contribuer au suivi des activités du Pôle :
Participer à l’optimisation des outils de pilotage du pôle : tableaux de bord, suivi des outils de gestion de planning projet, proposition et utilisation de supports de travail (trames de notes, compte rendu…),

2. Assurer le suivi administratif du pôle :

2.1 Optimiser et assurer le suivi du courrier, des notes et des présentations du pôle :
• Réception, attribution des courriers à destination du Pôle
• Rédaction de certains courriers de réponse
• Relecture et mise en forme des courriers, notes et présentations de réunions produites par le Pôle

2.2 Assurer le suivi administratif des marchés en centrale d’achat du pôle (Abri vélos sécurisés, panneaux de covoiturage, animations covoiturage :
• Suivi des bons de commande en lien avec le chargé de mission concerné
• Lien avec la cellule marché de NAM pour le suivi des commandes

2.3 Assurer le suivi des conventions du pôle :
• Aide à la rédaction
• Application et suivi des conventions en lien avec le pôle gestion de NAM
• Suivi du programme Européen ELENA en lien avec les chargés de mission concernés

3. Participer à la dynamique d’équipe et au travail en équipe, en intra et en transverse notamment en assurer le lien avec les assistants(es) de direction et des assemblées de NAM pour assurer la bonne coordination entre les différentes instances (Ateliers de concertation, COPILs, Comités de bassin, Commission Locales, Comité Syndical)