Executive assistant - bras droit du dirigeant

📍 Aix-en-Provence | Télétravail majoritaire | Environnement agile & entrepreneurial

Vous cherchez un rôle qui allie flexibilité, autonomie et exposition à des sujets stratégiques variés ?

Vous aimez les environnements dynamiques, où l’on va à l’essentiel, avec un fort niveau d’exigence mais sans formalisme inutile ?

Ce poste pourrait être une belle opportunité de contribuer activement au développement d’une structure ambitieuse, tout en gardant un vrai équilibre personnel.

Le contexte

Pour le compte de notre client, nous recrutons un(e) Executive Assistant, agissant en véritable Business Partner de Direction, pour accompagner le Président d’une holding entrepreneuriale opérant également comme Family Office privé.

Ce rôle ne se limite pas à la coordination administrative car il s’agit d’un poste central de coordination stratégique, proche du fonctionnement d’un Secrétariat Général : vous êtes au cœur des décisions, en lien avec des projets à forte valeur ajoutée, dans un écosystème agile, international et pluridisciplinaire (investissements, immobilier, industrie, tech...).

L’environnement est professionnel mais décontracté, avec une culture orientée résultats, efficacité et confiance. Ici, le fond prime sur la forme : on attend rigueur, autonomie et engagement, mais dans un cadre simple, direct, et humain.

Vos missions

* En appui direct du Président, vous jouerez un rôle central de coordination et de structuration. Vos principales responsabilités :
* Gérer l’agenda stratégique : suivi de projets, priorisation des sujets, interactions avec les interlocuteurs internes et externes (experts, avocats, partenaires, etc.)
* Préparer et structurer les dossiers stratégiques : notes de synthèse, présentations, tableaux de bord, documents juridiques ou financiers
* Organiser la gouvernance : préparation des réunions, rédaction de comptes rendus orientés décisions, suivi des plans d’action
* Assurer la fluidité opérationnelle : gestion documentaire, veille sur les échéances clés, coordination des prestataires

* Contribuer à la gestion des investissements : support ponctuel sur des opérations type due diligence, projets immobiliers, création de structures, etc.
* Garantir la qualité, la fiabilité et la confidentialité des informations transmises

Conditions

* Statut : freelance (ou portage)
* Temps de travail : temps partiel modulable (environ 50 %, ajustable selon profil)
* Lieu : poste basé à Aix-en-Provence, majoritairement en télétravail, avec quelques déplacements ponctuels en France ou à l’international
* Démarrage : dès que possible
* Rémunération : selon profil et expérience

Pourquoi ce poste est unique ?

* Parce qu’il offre un équilibre rare entre proximité avec la décision, diversité des sujets, impact réel sur l’organisation, et mode de travail flexible.
* Vous rejoignez une structure agile, performante et humaine, où la simplicité d’interaction et la confiance sont des piliers.

Profil recherché

* 8 à 10 ans d’expérience dans un rôle de coordination stratégique ou de direction (assistanat de haut niveau, secrétariat général, bras droit de dirigeant…) dans un environnement entrepreneurial, startup ou tech
* Forte autonomie, capacité à structurer et faire avancer plusieurs sujets en parallèle
* Excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles (en français et en anglais)
* À l’aise dans les environnements agiles, avec une culture du « faire » et de l’efficacité
* Bon relationnel, esprit d’initiative, sens de la discrétion et du service
* Bonne maîtrise des outils numériques et de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Teams…)