Agent d'accueil polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative Rémunération statutaire Descriptif de l'emploi -Accueil téléphonique et physique au secrétariat
-Accueil et renseignement de la population
-Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
-Suivi des projets et activités de la direction
-Gestion et affichage d'informations
-Secrétariat de l'autorité territoriale
- Gestion de la boite mail
-Assurer la tenue du cahier de liaison
-Gestion des registres courriers : arrivée et départ
-Archivage de documents
-Tenue de l'agence postale
-Population : état civil, cimetière, élections, recensement militaire Missions / conditions d'exercice -Accueil téléphonique et physique du public :
-Accueillir le public avec amabilité
-Prendre des messages et les transmettre
-S'exprimer clairement et reformuler les demandes
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-Mettre en relation les correspondants

-Accueil et renseignement de la population :
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
-Gérer un planning de réservation (salles...)
-Orienter vers les services et personnes compétents
-Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
-Aider à rédiger des documents administratifs

-Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
-Rédaction de courriers
-Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire

-Suivi des projets et activités de la direction

-Gestion et affichage des informations :
-Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
-Présenter des documents d'information et de communication
-Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

-Secrétariat de l'autorité territoriale
-Courriers
-Traitement et transfert des courriers et mails

-Traitement de dossiers et saisie informatique

-Tenue du cahier de liaison

-Gestion des registres courriers

-Archivage de documents

-Tenue de l'agence postale

Population :
-Etat civil : tenue et maj des registres
-Etat civil : Transmission d'actes selon les demandes
-Elections : être en veille sur la réglementation, les circulaires
-Elections : MAJ des fichiers électoraux
-Elections : préparation, gestion du bureau de vote, organisation et suivi de la liste électorale et des scrutins, restitution des résultats
-Elections : être présent lors des scrutins. Profils recherchés Savoir faire:
-Bonne maitrise de l'expression écrite et orale
-Maitrise des outils bureautiques
-Polyvalence et gestion des priorités
-Capacité d'adaptation

Savoir être:
-Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
-Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
-Excellentes qualités relationnelles
-Autonomie
-Qualités organisationnelles
-Capacité d'adaptation
-Réactivité
-Discrétion
-Patience
-Sens de la diplomatie