Secrétaire h/f (h/f)

Service Pension de famille et Service logement

MISSIONS
- Gestion du secrétariat courant (mail, frappe et
- Mise en forme de courriers, compte rendu.)
- Dactylographie de courriers et rapports divers
- La saisie des données dans les logiciels du service (BREDEA pour les Pensions de familles)
- Tenue du standard téléphonique et accueil physique
- Tri du courrier entrant, enregistrement, dispatching et navettes
- Envoi du courrier/plis recommandés et enregistrement
- Classement, archivage
- Actualisation des documents Associatifs
- Tenue des tableaux de bord des deux services, extraction de données statistiques
- Compilation des plannings des salariés des services
- Gestion du stock de fournitures et établissement du bon de Commande
- Création de support de communication (plaquettes)
- Organiser les visites et les rendez-vous à la médecine du travail
- Effectuer le suivi et la rédaction des contrats de travail à durée déterminée et leurs avenants sur la base des modèles et outils à disposition, complétés.
- Etablir les demandes d'avenants de contrat à durée indéterminée sur consigne du cadre socio-éducatif en vue d'une complétude exhaustive nécessaire à l'établissement du contrat
- Récupérer et transmettre au siège les éléments nécessaires à la tenue du dossier individuel des salariés du service ou de l'établissement.
- Gérer et suivre les procédures de recrutement selon les besoins du service (suivi du recrutement, gestion des rendez-vous)

Profil :
- Bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle
- Sens de l'organisation, rigueur professionnelle et discrétion nécessaire.
- Disponibilité, autonomie et bonne gestion du stress
- Capacité de reporting et de communication, aisance relationnelle avec l'interne comme l'externe
- Esprit d'initiative, capacité d'adaptation et d'observation
- Excellente maitrise du pack office et des outils de communication
- Une expérience de 2 ans au moins dans un poste similaire est souhaité : dans l'idéal au sein de la branche ou du secteur associatif, sur un périmètre au moins équivalent

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Règles d'affranchissement du courrier,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Définir des besoins en approvisionnement,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

Association, gestionnaire de dispositifs d'hébergements d'urgence hommes seuls et familles, d'un accueil de jour, d'hébergement d'insertion CHRS hommes seuls et familles, de 6 maisons relais, d'un service logement, d'un service d'insertion par la culture, d'un atelier chantier d'insertion,...