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VOTRE MISSION

Rattaché(e) au Directeur d’agence, l'assistant(e) d'agence a pour rôle de le seconder au niveau de l’Agence en prenant en charge les tâches administratives, la gestion et le suivi des dossiers, les prises de rendez-vous, l'élaboration du planning et bien d'autres misions.

Par nature, il /elle est polyvalent(e). A la fois assistant(e), comptable, juriste, il/elle sait faire face à tous les évènements de l'entreprise et trouve la plupart du temps les solutions adéquates en toute autonomie. Grâce à son travail en matière de communication et de documentation, il / elle facilite le travail de son manager en le déchargeant des tâches administratives. En véritable tour de contrôle, il/elle joue un rôle essentiel dans l’accomplissement de ses nombreuses missions.

Gestion des tâches administratives, comptables et de secrétariat :

ØAssurer le secrétariat de l'agence (rédaction et gestion des courriers, des chronos, des appels, classement/archivage,) ;

ØAssurer et garantir la traçabilité des dossiers administratifs et correspondances avec les services de l’Etat (Préfecture, DREAL, CPAM, Inspection du Travail, etc.) et les parties intéressées (clients AD, riverains, propriétaires, etc.) ;

ØAssurer les relations avec les Communes et villes sur lesquelles se trouvent nos implantations ;

ØAssurer la gestion de l’agenda du Directeur d’agence et du CODIR ainsi que la réservation des transports et hébergements ;

ØParticiper à l’élaboration des rapports mensuels et annuels d’activité de l’Agence et en assurer la diffusion ;

ØAssurer la bonne gestion du répertoire informatique commun de la direction ;

ØGérer la diffusion des informations interne du Territoire et de l’Agence sur l’ensemble des écrans dédiés.

ØAssurer quelques missions RH spécifiques :
Suivi des visites médicales pour le personnel du CODIR Agence ;
Missions de correspondant(e) RH ;
Bonne diffusion des informations en lien avec la politique RH sur l’ensemble du périmètre ;
Collecter des éléments de paye pour la population du territoire rattachée au directeur ;
Suivi du planning d’absence de l’ensemble de l’encadrement de l’agence ;
Organisation des réunions CSE et diffuser les comptes-rendus.

1. Préparation de réunions internes et externes :

ØOrganiser d’un point de vue ‘logistique’ des réunions, rendez-vous, visio-conférences, Webex ;

ØOrganiser les séminaires, événements internes (inauguration de sites, journée portes ouvertes,…) en lien avec les services de la Direction de la Communication ;

ØPréparation des supports de présentation (documents, synthèses, supports, mise en forme de documents sous PowerPoint notamment.

2. Aide au suivi du fonctionnement opérationnel et commercial de l’Agence :

ØGérer à la demande du Directeur d’agence des dossiers spécifiques (Schéma Directeur, Actions Santé & Sécurité, etc.), des actions de communication, des opérations immobilières, etc. ;

ØConsolider les données principales de l’Agence (centraliser et contrôler les données en provenance des installations, des services supports et du siège, les consolider et les mettre en forme, assurer des supports de présentation) ;

ØAssurer la synthèse et la diffusion les reportings (tonnages, faits marquants, Sécurité, Production, commerce) de l’Agence et garantir ensuite leurs diffusions auprès des services destinataires (RCS, CDV, contrôle de gestion, comptabilité, … notamment).

3. Liaison entre les différents services de l'entreprise :

Véritable relais de l'information, les interlocuteurs de l'assistant(e) d'agence seront multiples.

ØJouer le rôle d’interface entre le Manager et les divers interlocuteurs de celui-ci (interne entreprise et externe) en apportant de la réactivité et de la fluidité ;

ØGérer l’Agenda ‘Agence’ et liaison avec ‘Territoire’;

ØOrganiser des déplacements, notamment la réservation des transports et des hébergements - Suivre les dépenses, création des bons de commandes et des factures émises ;

ØGérer des notes de frais - Saisir les temps d’activité, absences, … des membres du CODIR dans l’outil de suivi ;

4. Gestion des plannings :
5. Mise à jour des dossiers clients, et relationnel selon les cas ;

ØAide au suivi de la gestion du portefeuille clients du directeur Agence (Apporteurs directs et autres clients industriels) ;

ØAide à la préparation des contrats, conventions et autres documents commerciaux et contractuels.

· Aide au suivi financier de l’Agence

ØSuivi des commandes CAPEX et OPEX stratégiques de l’Agence auprès des fournisseurs et en lien avec les exploitations ;

ØMettre en place des collaborations avec les fournisseurs ;

ØPréparer en fin de mois les éléments nécessaires à la clôture des comptes (Diverses provisions, Factures et avoirs à établir,...) ;

ØVérifier la conformité de certaines écritures analytiques ;

ØParticiper à certaines réunions opérationnelles pour le suivi des plans d’actions et gérer certaines actions correctives.

La différence est une chance.
Suez s’engage en faveur de l’insertion des travailleurs handicapés.

VOTRE PROFIL

De formation BAC+2 minimum Gestion ou équivalent, l'assistant(e) d'agence peut être spécialisé(e) par le biais d'une licence ou d’un master professionnel.

Expérience de 5 ans minimum en tant que équivalent Assistant polyvalent gestion PME / PMI (ADV, ADG, Approvisionneur, ..)

Il/elle dispose d'une expérience professionnelle significative acquise dans un poste similaire et maîtrise les techniques d'assistanat. Outre une capacité d'autonomie, d'organisation et d'anticipation, il/elle possède un excellent relationnel, une bonne orthographe, il/elle est doté(e) d'une grande réactivité et souhaite s’investir dans le développement de la direction.

Maitrise des outils informatiques exigée (Pack Office - Internet – Outlook - techniques d'accueil et relations téléphoniques - gestion documentaires - organisation agendas, réunions, rédaction de courriers, notes de synthèse, CR de réunion, ...)

Suez préserve l’équilibre entre vie professionnelle et privée, ce poste est ouvert au télétravail.#Indeed:No BU: R&R Division - R&R France