Assistant formation f/h

Sous la responsabilité de la Responsable du Service Gestion Administrative Formation, vous assurez une gestion administrative et qualitative des formations.

Vous aurez pour missions :

Traiter les demandes d'ouverture des formations

* Contrôler les demandes d'ouverture selon les procédures en vigueur ;
* Corriger les anomalies en relation avec les organismes de formation sous-traitants ;
* Assurer le suivi des demandes d'ouverture.

Réceptionner et traiter les dossiers avant le démarrage des formations

* Contrôler les dossiers d'inscription selon les procédures en vigueur ;
* Assurer l’import des dossiers sur la plateforme administrative/SharePoint ;
* Contrôler les données numériques avant démarrage de la formation ;
* Respecter le système de qualité mis en place pour contrôler les dossiers et relancer les documents manquants auprès des acteurs concernés selon les spécificités.

Gérer les dossiers post-formation

* Réceptionner les documents post-formation ;
* Assurer l’import des dossiers sur la plateforme administrative/SharePoint ;
* Contrôler les données numériques en s’assurant de la qualité de la saisie des dossiers selon les procédures en vigueur ;
* Respecter le système de qualité mis en place pour contrôler les dossiers et relancer les documents manquants auprès des acteurs concernés selon les spécificités ;
* Assurer la facturation des actions de formation.

Contrôle et qualité

* Vérification des erreurs internes sur le déroulement des parcours formation ;
* Analyse et résolution des problématiques rencontrées sur les parcours formations.

Conseiller et accompagner les différents publics

* Évaluer et définir le besoin du correspondant puis apporter une réponse appropriée ;
* Être le référent privilégié en ce qui concerne la gestion administrative de la formation auprès des organismes de formation, des salariés ou des employeurs (procédures, informations juridiques...) ;
* Accompagner les organismes de formation sous-traitants dans l'acquisition des process administratifs.