Gestionnaire scolarité et administration du personnel

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Mission

Environnement

Depuis plus de 50 ans l'IUT de Nantes répond aux besoins du monde socio-économique et professionnel en formant des cadres intermédiaires et des cadres (BUT, Licences Professionnelles, DUETI, DCU et Master).

L'activité de l'IUT se développe aussi autour de la recherche et du transfert de technologie.

Ce poste sera réparti à 50% sur le service Scolarité et à 50% sur le service du personnel.

Activités principales

SERVICE SCOLARITE – 50%

* Suivi des dossiers étudiants de la candidature à la remise des diplômes des étudiant.e.s de BUT, licences professionnelles et Master.
* Accueil, information et orientation des usagers : renseigner sur les formations dispensées par l’IUT, les modalités de candidatures, d’inscription et de retrait de diplômes. Participer aux portes ouvertes de l’IUT et à la cérémonie de remise des diplômes. Gérer l’édition des cartes professionnelles.
* Recrutement et inscription des étudiant.e.s : participer à la vérification des dossiers de candidatures. Réaliser les inscriptions administratives. Gérer les demandes de remboursement des droits universitaires, le suivi des annulations d’inscriptions et le contrôle des boursiers. Archiver les dossiers.
* Examens et diplômes : Intégrer les résultats dans le système d’information de scolarité. Contrôler la liste des diplômé.e.s et des inscrit.e.s. Editer les suppléments au diplôme. Remise des diplômes.
* Gérer les procédures particulières de scolarité : Transfert, réorientation via SURF.
* Missions transversales : Suivi des stages à l’étranger. Suivi des demandes d’aménagement d’examens. Suivi des étudiant.e.s boursiers.

SERVICE DU PERSONNEL – 50%

* Suivi des dossiers vacataires d’enseignement de l’inscription à la validation de leur dossier pour la mise en paiement de leurs heures d’enseignement.
* Contrôle et suivi des dossiers vacataires d’enseignement : vérifier une fois par semaine que l’ensemble des vacataires ont bien créé leur dossier sur la plateforme OSE et contrôler que les pièces justificatives sont présentes et correctes par rapport au profil du vacataire.
* Saisir et éditer les agréments : saisir les agréments sur le logiciel RH Mangue, les éditer, les mettre à la signature et les envoyer aux vacataires concerné.e.s.
* Mise à jour du fichier de suivi : mettre à jour le fichier de suivi des vacataires sur le dossier Cloud partagé avec les départements de formation.
* Saisir les heures à payer : en soutien de la responsable du bureau des moyens enseignants, saisir les heures d’enseignements pour mise en paiement et contrôle.
* Missions transversales : Dans le cadre de la mise en place de la base unique, le/la gestionnaire contribuera au contrôle de l’interface des nouveaux codes formation dans l’outil de gestion des vacataires – GEMOE. Il/Elle pourra intervenir dans différents dossiers en soutien des gestionnaires du service du personnel.

Profil

* Formation et/ou qualification : niveau Bac en gestion administrative
* Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 2 ans
* Type de recrutement : Catégorie C, titulaire ou contractuel·le, CDD jusqu’au 28/02/2026 (article L.332-2, 2 du CGFP)
* Rémunération : selon la grille indiciaire de la fonction publique catégorie C pour les titulaires et la charte de gestion des contractuels de Nantes Université pour les non-titulaires, et suivant niveau d’expérience du candidat.
Référence de l'offre : uzlhbgrunw #J-18808-Ljbffr