Chargé(e) d’accueil et etat civil

Sous la responsabilité de la responsable des affaires générales et de la direction générale des services, l'agent d'accueil et d'état civil a pour rôle principal d'accueillir, de renseigner et d'orienter le public. Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l'état civil. Il peut également être en renfort sur diverses missions des affaires générales.

Accueil physique et téléphonique du public et gestion administrative
- Accueillir le public ;
- Recevoir, filtrer et orienter les communications ;
- Mettre en relation les correspondants ;
- Prendre les messages :
- noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
- transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
- Distribuer, délivrer ou réceptionner des documents ;
- Enregistrement et classement des documents et fichiers ;

Etat civil
- Accueil et renseignement du public ;
- Réceptionner des déclarations ;
- Traiter les demandes d’acte d’état civil ;
- Tenue administrative des registres d’état civil ;

Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil, de l'état civil .

Savoir et Savoir-faire:
- Maîtrise des techniques d’accueil du public
- Bonnes connaissances dans le domaine de l’état civil
- Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook...);
- Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune ;

Savoir-être:
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Autonomie ;