Chargé(e) évènementiel

Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, vous serez chargé(e) de la préparation et de la mise en place des évènement sur la commune.

Préparation des événements

* Préparation et coordination des festivités et cérémonies de la ville en collaboration avec l'ensemble des services de la mairie

* Recherche et gestion des contacts, des prestataires, producteurs de spectacles, des compagnies culturelles

* Préparation et gestion des mises en concurrence avant l'organisation de quelconque événements

* Gestion des bons de commande

* Réception, gestion et finalisation des devis, contrats et conventions

* Réservation et gestion de l'hébergement, du catering, de la feuille de route et chiffrage des frais annexes

* Élaboration des fiches techniques en lien avec les services techniques, les techniciens et les prestataires

* Réalisation d'un plan d'implantation en collaboration entre les prestataires et les services techniques

* Élaboration de dossiers de sécurité, en lien avec la police municipale, nationale et la sous-préfecture en fonction des événements et du nombre de spectateurs attendus (arrêté municipal, moyens de sécurité dépIoyés, etc.)

* Réservation des moyens de secourisme

* Déclaration auprès de la SACEM / SACD

* Courriers divers

Mise en place de l'événement

* Accueil des prestataires et artistes

* Suivi de l'ensemble de la manifestation

* Vérification des dispositifs de sécurité

* Répartition des supports de communication de la ville

* Accompagnement des prestataires en lien avec les services techniques

* Transport et logistique de la vaisselle

Gestion post- événement

* Réception et gestion des factures en lien avec les services des finances

* Rédaction de compte-rendu en vue d'améliorer l'organisation des événements futurs

Aide service Communication

* Aide en cas de surplus de travail

* Réalisation de visuels via InDesign, Canva

* Réalisation de vidéos pour les réseaux sociaux, les panneaux Lumiplan, et le site de la ville

* Gestion du compte Youtube

Savoir - Faire

• Sens de l'organisation et de la planification du travail

• Pilotage des évènements

• Maitrise des outils bureautiques et informatiques

• Qualités rédactionnelles

Savoir être

• Autonomie

• Rigueur,

• Organisation

• Disponibilité

• Sens relationnel

• Sens des priorités

• Gestion des urgences

• Travail d'équipe