Responsable du pôle paie-retraite (h/f)

Le service des Ressources Humaines met en œuvre la politique de gestion des ressources humaines définie par l’Autorité Territoriale. Il assure la gestion des carrières, le suivi des diverses absences et les remplacements des agents des différentes filières du CCAS. Il accompagne les agents dans leur démarche de formation, élabore leur rémunération et prépare leur départ en retraite. Le service des Ressources Humaines est placé sous la responsabilité d’un(e) responsable de service. Il est organisé en deux pôles : le pôle carrière et le Pôle Paie et Retraite.

Chaque pôle est encadré par un(e) responsable de Pôle, chacun supervisant une équipe composée de 4 agents.

Sous la responsabilité du Responsable du service RH, le/la responsable du Pôle Paie-Retraite pilote, en mode RH intégrées, la stratégie, la coordination, et la supervision des processus de paie, de retraite et de gestion des données sociales tout en garantissant la conformité règlementaire, la fiabilité des données et le respect des échéances légales.

Missions Principales

1. Analyse des coûts de personnel et suivi des indicateurs budgétaires

• Contribution à l’analyse des coûts de personnel :
- Collecter et consolider les données liées à la masse salariale et aux compléments de rémunération.
- Élaborer des prévisions budgétaires en lien avec les évolutions réglementaires et les projets de la collectivité.

• Suivi des indicateurs budgétaires :
- Mettre en place des outils de suivi (tableaux de bord) pour surveiller l’évolution de la masse salariale et des charges sociales.
- Produire des bilans réguliers pour évaluer l’impact des politiques RH sur le budget.

• Rédaction de rapports synthétiques :
- Préparer des rapports d’analyse synthétiques pour appuyer les décisions stratégiques de la direction.
- Formuler des recommandations pour optimiser les coûts et rationaliser la gestion des ressources humaines.

2. Développement de la stratégie de paie et de retraite

• Veille réglementaire et prospective :
- Assurer une veille constante sur les évolutions législatives et réglementaires liées à la paie, à la retraite, et aux données sociales.
- Anticiper les impacts des réformes (par exemple, réforme des retraites) sur les processus internes et la gestion des agents.

• Conduite de projets stratégiques :
- Proposer et mettre en œuvre des projets d’amélioration des processus de paie et de gestion des retraites (dématérialisation, automatisation, modernisation des outils).
- Collaborer avec les services financiers pour intégrer les prévisions budgétaires liées à la paie et aux retraites.

3. Supervision des binômes et coordination des activités

• Premier binôme : Gestion intégrée Paie et Déclarations Sociales

Superviser les missions suivantes :
- Gestion de la paie des agents, collecte et vérification des éléments variables de paie.
- Gestion des compléments de rémunération (heures supplémentaires, primes, indemnités spécifiques).
- Déclarations sociales (CNRACL, RAFP, IRCANTEC, mutuelles,) et transmission des DSN mensuelles.
- Réalisation de simulations salariales pour recrutements ou évolutions professionnelles.

• Deuxième binôme : Gestion intégrée Retraite et Données Sociales

Superviser les missions suivantes :
- Gestion des retraites : préparation des départs à la retraite, constitution et suivi des dossiers de retraite (CNRACL, IRCANTEC, RAFP).
- Production et mise en forme du Rapport Social Unique (RSU).
- Superviser la mise en œuvre et le suivi de la participation employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance obligatoires, en veillant au respect des obligations réglementaires, à la bonne gestion administrative des cotisations, ainsi qu’à la coordination avec les mutuelles, les organismes de prévoyance et les partenaires institutionnels.

4. Gestion et organisation des missions transversales du pôle

• Socle commun du pôle Paie et Retraite :
- Gestion administrative des cartes-restaurant : suivi des calculs et octroi des cartes.
- Établissement des attestations Pôle Emploi et certificats de travail.
- Préparation et suivi des bons d’engagement en conformité avec les règles comptables.

• Lancement des procédures :
- Organisation des campagnes de simulation salariale et des prévisions budgétaires liées à la masse salariale.
- Coordination des processus déclaratifs (DSN, mutuelles, prévoyance…).

5. Management direct des agents du pôle

• Encadrement des binômes :
- Superviser les missions des agents au sein des deux binômes et du socle commun.
- Organiser des réunions régulières pour le suivi des projets, la coordination et la résolution des problématiques.

• Gestion des agents du pôle :
- Gérer directement les demandes administratives des agents (congés, télétravail, absences, positions administratives).
- Veiller à la continuité du service en répartissant les missions en fonction des priorités et des compétences.
- Identifier les besoins en formation des agents et organiser des actions pour renforcer leurs compétences.

6. Pilotage organisationnel et opérationnel

• Pilotage des processus paie et retraite :
- Garantir la fiabilité et l’exactitude de la paie et des déclarations sociales.
- Veiller à l’application des évolutions réglementaires en matière de paie, retraites et données sociales.
- Proposer des actions d’optimisation et de dématérialisation des processus de paie et déclarations.

• Relations avec les partenaires internes et externes :
- Collaborer avec les services de la collectivité (budget, pilotage budgétaire, dialogue de gestion).
- Échanger avec les organismes sociaux (CNRACL, IRCANTEC, mutuelles) pour garantir la conformité des données transmises.

7. Supervision des missions spécifiques
- Contribuer à la mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).
- Participer aux projets transversaux en collaboration avec le pôle carrière.
- Validation des calculs globaux de paie et des virements
- Supervision des heures exonérées de charges patronales (CNRACL) et vérification des effectifs par budget.
- Vérification et transmission des états de service aux organismes compétents.
- Analyse des données sociales pour produire des indicateurs pertinents et contribuer au dialogue social.

Conditions d’exercice

Résidence administrative : Siège - 100 rue des remparts – Toulon

Travail à temps complet du lundi au vendredi : 8h00-12h /14h00-17h00 avec possibilité d’aménagement d’horaire

Travail seul et en équipe

Compétences techniques de base

 Pilotage des activités du pôle RH et coordination d’une équipe.

 Analyse des coûts de personnel et production d’indicateurs budgétaires.

 Coordination des processus de paie et déclarations sociales.

 Organisation des campagnes de simulation salariale et de prévision budgétaire.

 Capacité à motiver et encadrer une équipe.

Savoir-faire

 Analyse des coûts de personnel et production d’indicateurs budgétaires.

 Savoir alerter sa hiérarchie sur les problématiques du service

 Capacité à prioriser les tâches et à respecter les échéances réglementaires.

 Coordination des processus de paie et déclarations sociales.

 Organisation des campagnes de simulation salariale et de prévision budgétaire.

 Rédaction de rapports synthétiques et formulation de recommandations stratégiques.

 Aptitude à traiter des données complexes et à proposer des solutions adaptées

 Maîtrise des outils RH et logiciels de paie (logiciels de gestion de la paie et de la retraite…).

Savoir être

 Capacité à fédérer et motiver une équipe autour d’objectifs communs.

 Sens de la discrétion et respect de la confidentialité des données sensibles.

 Capacité à traiter des dossiers complexes et à proposer des solutions adaptées.

 Aptitude à dialoguer avec des interlocuteurs variés (agents, partenaires…) de manière