Secrétaire master - ufr st (f/h) (h/f)

RESPONSABILITÉS :

L'UFR Sciences et Techniques recherche pour octobre 2024, son futur secrétaire (F/H) de la formation Master Géologie Appliquée au département géosciences (filières en formation initiale, en formation continue, apprentissage, CMI)
Secrétariat de la formation :
- Accueil physique et téléphonique - mails
- Gestion de la reprographie des documents pédagogiques destinés à la formation
- Gestion des courriers entrants / envoi de courriers relatifs à la formation
- Suivi des dossiers administratifs d'embauche des vacataires et intervenants extérieurs en relation avec le service du personnel de l'UFR ST et de l'université
- Participation à l'organisation matérielle des déplacements et séjours à l'université des vacataires et intervenants extérieurs.
Organisation de la formation :
- Gestion de l'emploi du temps en coordination avec le conseil pédagogique (élaboration, transcription sur ADE, mises à jour, réservation de salles et matériel, diffusion de l'information)
- Élaboration du bilan des services d'enseignement réalisés en master
- Collecte des notes et préparation des tableaux de synthèse pour les jurys
- Participation (rédaction de comptes-rendus + organisation matérielle des réunions du conseil pédagogique et du conseil de perfectionnement (diffusion des convocations, réservation des salles/repas)
- Participation à la gestion des véhicules du département de géosciences (planning de réservation pour le master 3G, acheminement de véhicule en concession pour réparation et/ou révision, contrôle des documents administratifs relatifs aux véhicules...)
- Organisation des journées spécifiques étudiants/université/entreprises et des journées de soutenance de diplômes (diffusion des informations, convocations, réservations salles/repas)
- Aide à la gestion des dossiers de candidatures sous e-candidat, organisation matérielle des auditions d'admission
- Interface avec SeFoC'Al : suivi des absences des étudiants via le LEA et suivi administratif des visites aux apprentis
Communication :
- Diffusion des informations aux étudiants : emplois du temps, contenus pédagogiques, offres de stage et d'emploi, etc. (tableau d'affichage, courriel, Moodle)
- Diffusion d'informations diverses aux entreprises
- Communication relative à la collecte de la taxe d'apprentissage
- Participation à la création et l'ajout de contenu relatif aux activités du master 3G sur le site web du département de géosciences (relayé par le webmaster du site) et sur les réseaux sociaux
- Assistance à l'OFVE concernant les enquêtes sur le devenir des étudiants

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences nécessaires :
- Connaissances des logiciels de bureautiques (tableau, traitement de texte, Suite Office Microsoft et Open Office.
- La maîtrise d'outils de gestion de base de données type ACCESS est en plus
- Connaissance des logiciels de navigation et d'édition de pages WEB (courrier, messagerie, intranet, recherches d'information sur Internet, etc.)
- Connaissance des structures administratives et pédagogiques de l'université (la maîtrise d'ADE est un plus)
Qualités requises :
- Implication, capacité à prendre des initiatives
- Rigueur et discrétion
- Excellentes qualités relationnelles, compte tenu de la multitude des acteurs (étudiants, enseignants, professionnels, administrations UFR ST et université, SeFoC'Al, etc.)

Experience: Débutant accepté

Qualification: Technicien

L'université de Franche-Comté est une université pluridisciplinaire qui accueille chaque année près de 27 000 apprenants sur six sites : Besançon, Belfort, Montbéliard, Vesoul, Dole et Lons-le-Saunier.
Avec ses 19 unités de recherche, dont 7 UMR, 5 structures fédératives et ses 27 plateformes technologiques, l'université de Franche-Comté place au cœur de sa stratégie l'articulation formation-recherche-innovation.