Chargé d'événements (h/f)

Sélestat, révélateur de talents !
La Ville de Sélestat, collectivité à taille humaine et aux métiers diversifiés, œuvre au quotidien pour un service public de qualité en conjuguant le talent de 330 femmes et hommes. Déterminée à développer et à proposer des services adaptés à sa population, elle veille à garantir les meilleures conditions d'exercice pour ses agents et met ainsi l'humain au cœur de l'action publique.

Rattachés au Pôle Attractivité et Epanouissement de la Personne, les Tanzmatten sont un espace culturel et festif proposant chaque année une large programmation de spectacles vivants, mais aussi des ateliers théâtre, des activités et des locations de salle.

Au sein de l'équipe technique, le chargé d'événements F/H assure la gestion des locations des différents espaces. Il étudie les demandes des locataires et établit des devis, en définissant les besoins humains et techniques. Il apporte également un soutien logistique et technique dans le cadre de la saison culturelle.

Missions :
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Tanzmatten, vous êtes chargé(e) :
- De superviser et de coordonner les locations, en binôme avec un autre agent de l'équipe : accompagnement des locataires dans la définition des besoins (visite des espaces, présentation du matériel disponible, conseils techniques), participation aux réunions pour les évènements de grande ampleur (festival, salon), suivi des locations de salles (préparation, exploitation et rangement jusqu'à l'état des lieux de sortie), accueil et assistance technique auprès des locataires (distribution électrique de basse tension, réseau wifi, lignes téléphoniques, sonorisation, éclairage), présence logistique pendant les locations, veille à l'application des règles de sécurité et aux bons enchaînements des événements, surveillance et contrôle du SSI
- De réaliser la gestion administrative et financière des locations : élaboration de devis, rédaction des contrats de location, suivi administratif, financier et opérationnel des locations, veille à la bonne adéquation entre la capacité de déchets et l'événement
- D'assurer la fonction de régisseur de recettes suppléant pour les locations : encaissements, vérification de la caisse, gestion des versements au comptable public en l'absence du régisseur titulaire
- De participer à la logistique de la saison culturelle : soutien logistique aux spectacles et événements, participation à la conduite d'études techniques préalables à la réalisation des événements et à leur coordination

Missions complémentaires :
- Participation au rangement et au nettoyage des locaux techniques et des abords
- Aide aux régisseurs lors des montages et démontages en salle de spectacle (tribunes, décors)
- Participation à la réflexion globale d'investissement et de gestion du parc matériel

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement,Recueillir et analyser les besoins client,Analyser et prévenir les risques,Assurer la sécurité des visiteurs et du personnel,Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles,Être garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture,Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un cahier des charges, des spécifications techniques,Travailler en groupe, en réseau,Diplôme SSIAP1

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.