Chef d'équipe h/f

Résumé du poste

L'équipe met en œuvre et veille à l’application de la procédure HDR dans le cadre de la politique d’Université de Paris en lien avec le directeur du collège des écoles doctorales et le vice-président recherche d’UP.
Elle organise et coordonne le traitement et le suivi des candidatures à l'Habilitation à Diriger des Recherches, de l'acte de candidature à la délivrance du diplôme.
Elle organise et participe à la commission HDR en santé.

Présentation de la direction/structure d’accueil du poste

La Direction de la Recherche, Innovation, Valorisation et Ecoles doctorales (DRIVE) assure le pilotage de la gestion administrative de la recherche.
Elle accompagne la mise en œuvre de la politique de recherche de l’université. Elle propose des services d’appui aux unités de recherche et à leurs chercheurs, coordonne notamment les actions de pilotage stratégique de la recherche, l’innovation et le transfert des connaissances, ainsi que les actions liées aux financements et aux appels à projets relatifs à la Recherche.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

Activités associées :

1. Transmettre les dossiers dématérialisés aux experts (rapporteurs) en santé.
2. Recherche d'experts scientifiques dans la thématique de recherche du candidat à l’HDR.
3. Assurer l'interface avec les rapporteurs sollicités.
4. Sélectionner et diffuser de l’information et répondre aux demandes d’informations en interne et en externe.
5. Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif et en vérifier la conformité.
6. Elaborer les compte-rendu de la commission HDR santé.
7. Dresser un bilan d'activité annuel.
8. Gestion du courrier électronique.
9. Faire appliquer la réglementation et les procédures relatives aux demandes d’inscriptions à l’HDR.
10. Suivre les dossiers administratifs des candidats.
11. Transmission des décisions aux candidats.
12. Transmettre aux doyens facultaires : les attestations de réussite et les autorisations de présentation des travaux HDR.
13. Concevoir des tableaux de bord - Tenue d'un journal de bord/statistiques des candidatures à l'HDR évaluées et soutenues.
14. Elaborer divers documents (procédure soutenance en visioconférence, délégation de signature, fiche d’inscription administrative, autorisation de présentation des travaux, Procès-verbal de soutenance, etc.).
15. Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine de l’HDR.
16. Améliorer les procédures de gestion et de suivi des candidats à l’HDR.
17. Elaboration du site web de la page dédiée aux HDR.

Encadrement : oui

Profil recherché

Connaissances :

1. Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’université.
2. Connaissance de la réglementation et des procédures du domaine de l’HDR.
3. Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative.
4. Elaborer des documents divers (notes d’information, documents de synthèse).
5. Suivre les dossiers administratifs.
6. Gérer la confidentialité des informations et des données.
7. Techniques de communication orale et écrite.
8. Utiliser et maîtriser les outils bureautiques.
9. Conduire un projet.
10. Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
11. Conduire des négociations dans un cadre prédéfini.
12. Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
13. Contribuer à la définition des indicateurs pour le suivi et l'analyse des résultats.
14. Exploiter les systèmes d'information et les outils bureautiques.
15. Connaissance générale des principes de la communication.

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

1. Rechercher les experts scientifiques dans la thématique du candidat.
2. Analyser et gérer les demandes d’information.
3. Mettre en œuvre et faire respecter les procédures et les règles relatives à la complétude du dossier de candidature.
4. Evaluer et hiérarchiser les besoins des candidats et leur apporter des réponses spécifiques et adaptées.
5. Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers et alerter au besoin.
6. Faire preuve de pédagogie.
7. Réaliser des synthèses.
8. Rédiger des courriers, des rapports et divers documents.
9. Procédure des HDR sur arrêté ministériel.
10. Savoir coordonner, animer un réseau et conduire des projets.
11. Savoir rendre compte de son activité/alerter sa hiérarchie.

Pratique et maîtrise des logiciels suivants :

1. APOGÉE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants.
2. Outils bureautiques Word, Excel, Power Point, Adobe Reader.
3. Logiciel Nextcloud.
4. Portail ENT ou intranet.
5. Messagerie Outlook.
6. Google DRIVE.

Savoir-être – Compétences comportementales :

1. Rigueur et sens de l'organisation.
2. Sens relationnel.
3. Réactivité.
4. Capacité à coordonner et diriger une équipe.
5. Capacité à anticiper les échéances et respecter un calendrier de travail.
6. Sens de la confidentialité.
7. Conduire un entretien.
8. Être force de proposition.
9. Être autonome.
10. Se rendre disponible.

Niveau de diplôme souhaité :

Modalités de candidature :

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Type d'emploi : Temps plein, CDD
Statut : Cadre
Durée du contrat : 12 mois

Avantages :

* Flextime
* Prise en charge du transport quotidien
* RTT

Exigences linguistiques flexibles :

* Français non requis

Horaires :

* Du lundi au vendredi
* Travail en journée

Expérience :

* Expérience en supervision : 1 an (Optionnel)

Permis/certification :

* Permis B (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/03/2025

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